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Dossiers d'Odoo 19 Documents avec factures fournisseurs, étiquettes et actions de création d'enregistrements

Notre service comptable à Dubaï reçoit environ deux cents factures fournisseurs par mois sous forme de numérisations et de pièces jointes PDF. Aujourd'hui, quelqu'un télécharge chaque fichier et crée la facture manuellement dans Comptabilité.

Nous aimerions que les fournisseurs ou notre scanner envoient les fichiers à une adresse unique, qu'ils soient regroupés dans Documents, puis transformés en factures brouillons avec le moins de saisie possible. Est-ce possible dans Odoo 19 ?

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Oui. Documents et Comptabilité fonctionnent ensemble précisément pour ce flux, et la numérisation peut préremplir la plupart des données de la facture.

  • Dans les Paramètres, section Documents, activez l'intégration avec Comptabilité et choisissez le dossier finance dans lequel les fichiers comptables sont centralisés.
  • Sur le dossier finance (ou un sous-dossier comme Boîte de réception), configurez l'alias e-mail afin que les pièces jointes envoyées à cette adresse soient créées en tant que documents.
  • Utilisez l'outil de fractionnement si un PDF contient plusieurs factures, puis sélectionnez chaque fichier et utilisez l'action de création d'une facture fournisseur.
  • Dans les paramètres de Comptabilité, activez la numérisation des factures afin que le fournisseur, les dates et les montants soient extraits automatiquement dans la facture brouillon.
  • Vérifiez puis confirmez les factures brouillons ; le fichier d'origine reste joint à la facture et dans Documents.

Vous pouvez aussi envoyer les factures directement à l'alias du journal des factures fournisseurs, mais passer par Documents vous offre une étape de contrôle avant la création des factures.

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