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Carpetas de Documentos de Odoo 19 con facturas de proveedor, etiquetas y acciones para crear registros

Nuestro equipo contable en Dubái recibe unas doscientas facturas de proveedores al mes como escaneos y archivos PDF adjuntos. Hoy alguien descarga cada archivo y crea la factura manualmente en Contabilidad.

Queremos que los proveedores o nuestro escáner envíen los archivos por correo a una sola dirección, que se reúnan en Documentos y que luego se conviertan en facturas en borrador con la menor digitación posible. ¿Es posible en Odoo 19?

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Sí. Documentos y Contabilidad trabajan juntos precisamente para este flujo, y la digitalización puede completar previamente la mayoría de los datos de la factura.

  • En Ajustes, en la sección Documentos, active la integración con Contabilidad y elija la carpeta de finanzas donde se centralizan los archivos contables.
  • En la carpeta de finanzas (o en una subcarpeta como Bandeja de entrada), configure el alias de correo electrónico para que los adjuntos enviados a esa dirección se creen como documentos.
  • Use la herramienta de división si un PDF contiene varias facturas; luego seleccione cada archivo y use la acción para crear una factura de proveedor.
  • En los ajustes de Contabilidad, active la digitalización de facturas para que el proveedor, las fechas y los importes se extraigan automáticamente en la factura en borrador.
  • Revise y confirme las facturas en borrador; el archivo original queda adjunto a la factura y en Documentos.

Como alternativa, puede enviar las facturas directamente al alias del diario de facturas de proveedor, pero pasar por Documentos le da una etapa de revisión antes de crear las facturas.

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