Birden fazla tüzel kişiliği, şubeleri olan bir genel merkezi veya birden fazla para birimiyle alım satım yapan bir işletmeyi yönetmek; Mısır, Irak ve genel olarak bölgedeki şirketler için yaygın bir durumdur. Odoo 19 bunların tümünü tek bir veritabanında yönetir; ancak ilk gün yaptığınız tercihler, örneğin şirket mi şube mi, paylaşılan mı şirkete özgü kayıtlar mı ve para birimlerinin kurlarının nasıl belirleneceği gibi konular, sonradan geri almak zor kararlardır.
Bu rehber, kurulumu pratik bir sırayla ele alır: yapıya karar verme, şirketleri ve şubeleri oluşturma, kullanıcı erişimini ve paylaşılan verileri kontrol etme, para birimlerini ve kur farklarını yapılandırma, şirketler arası belgeleri otomatikleştirme ve konsolide bir görünüm oluşturma.
Kaynaklar hakkında bir not: Bu makale, Odoo'nun 19.0 sürümüne ait resmi dokümantasyonunu esas alır. Menü etiketleri ve seçenekler edisyonunuza, kurulu uygulamalarınıza ve mali yerelleştirmenize göre değişebilir; bu nedenle her adımı canlı verilere uygulamadan önce mutlaka bir test veya çoğaltılmış veritabanında doğrulayın.
Adım 1: Şirket ile şube arasında karar verin
Odoo'da şirket; kendi tüzel kimliği, mali kayıtları ve operasyonel ayarları olan bağımsız bir iş birimidir. Şube ise ortak bir ana şirket altında faaliyet gösteren, bölge ofisi gibi bir şirket alt birimidir. Odoo'nun rehberi bu konuda açıktır: Bağımsız bağlı ortaklıklar şube olarak değil, ek şirketler olarak oluşturulmalıdır.
Odoo'nun şube modelinde ana şirketin hesap planı, ana para birimi ve vergileri tüm şubelerine uygulanır. Ana şirket aynı zamanda ortak bir mali dönemi yönetir; dolayısıyla kilitleme ve kapanış tarihleri tüm şubeler için geçerlidir, ancak bir şube daha erken kilitleme tarihleri belirleyebilir. Şubeler yine de kendi özel yevmiye defterlerine, adreslerine ve logolarına sahip olabilir.
- Birim ayrı bir tüzel kişiyse, kendi vergi kaydı varsa, kendi hesap planına ihtiyaç duyuyorsa veya farklı bir ana para biriminde raporlama yapıyorsa ayrı bir şirket seçin.
- Birim aynı tüzel kişiliğin parçasıysa, genel merkezin hesaplarını ve vergilerini paylaşıyorsa ve esas olarak ayrı yevmiye defterlerine, adreslere, erişime ve raporlamaya ihtiyacınız varsa şube seçin.
- Yalnızca bir ürün grubunu veya faaliyeti ayrı izlemeniz gerekiyorsa hiçbirini seçmeyin; Odoo'nun kendi kullanım örnekleri daha hafif bir alternatif olarak analitik muhasebeyi ve birden fazla depoyu işaret eder.
Mali yerelleştirme paketi ana şirkette ayarlanır ve her şirket ile şube kendi yasal bilgileriyle yapılandırılır. Yapıya bağlı olarak şubeler ana şirketin vergi numarasını paylaşabilir veya kendi numaralarına sahip olabilir; bu da ortak veya ayrı bir vergi beyannamesi anlamına gelir.
Herhangi bir şey oluşturmadan önce hiyerarşinin tamamını planlayın. Odoo, ana şirket olarak tanımlanmış bir şirketin erişim hakları sorunlarına yol açabileceği için sonradan şubeye dönüştürülemeyeceği ve ana şirketin her zaman önce oluşturulması gerektiği konusunda uyarır. Ayrıca şube eklemenin çoklu şirket işlevlerini etkinleştirdiğini ve bunun Odoo abonelik planınızı etkileyebileceğini unutmayın; bunu Odoo hesap yöneticinizle kontrol edin.
Adım 2: Şirketleri ve şubeleri oluşturun
Şirket oluşturmak için Ayarlar uygulamasını açın, Şirketler bölümüne gidip Şirketleri Yönet'e tıklayın veya Ayarlar > Kullanıcılar ve Şirketler > Şirketler yolunu kullanın. Yeni'ye tıklayın ve şirket bilgilerini doldurun.
- Şirket adı, adresi ve telefon, e-posta ve web sitesi gibi iletişim bilgileri.
- Vergi numarası; sicil numarası vergi numarasından farklıysa Şirket ID'si ve gerektiğinde LEI.
- Şirketin muhasebe için ana para birimi hâline gelen para birimi.
- Kullanıcıların aktif şirketi tanımasına ve belgelerin doğru marka kimliğiyle düzenlenmesine yardımcı olan e-posta alan adı, renk ve logo.
Şube eklemek için ana şirketin formunu açın, Şubeler sekmesine gidin ve Satır ekle'ye tıklayın. Bir şubenin de kendi şubeleri olabilir; bu sayede çok seviyeli bir yapı kurabilirsiniz. Ana şirketten devralınan muhasebe ayarları dışında fiyat listeleri, sadakat programları ve stok lokasyonları gibi yapılandırmaların her şube için ayrı ayrı yapılması gerektiğini unutmayın.
Genel ayarların çoğu veritabanındaki tüm şirketler için geçerlidir. Şirkete özgü ayarlar, Ayarlar uygulamasında bir bina simgesiyle işaretlenir; bu nedenle bunları değiştirmeden önce doğru şirkete geçin. Odoo, ilk veritabanı kurulumundan sonra eklenen şirketler için otomatik olarak depo oluşturmaz; bu yüzden stok yöneten her yeni şirket için depoları manuel olarak oluşturun.
Adım 3: Kullanıcı erişimini ve şirket seçiciyi kontrol edin
Her kullanıcı formundaki Erişim Hakları sekmesi, kullanıcının erişebileceği Şirketler'i ve oturum açarken seçilen tek bir Varsayılan Şirket'i belirlemenizi sağlar. Kullanıcının bu şirketler içinde neler yapabileceği yine atanmış erişim haklarına bağlıdır. Odoo, hatalı çoklu şirket erişim ayarlarının tutarsız davranışlara yol açabileceği konusunda uyarır; bu nedenle bu işlem deneyimli yöneticiler tarafından yapılmalıdır.
Kullanıcılar, sağ üst köşedeki şirket seçiciyle bağlam değiştirir. Birden fazla şirketin işaretlenmesi verilerinin birlikte görünmesini sağlar; vurgulanan şirket ise yeni kayıtların oluşturulduğu aktif şirkettir. Şubelerde ana şirketin seçilmesi şubelerini otomatik olarak dahil ederken, bir şubenin seçilmesi yalnızca o şubeye bağlanır.
Muhasebede kullanıcılar birden fazla şirketin kayıtlarını ve raporlarını aynı anda görüntüleyebilir; ancak bir seferde yalnızca bir şirketin muhasebesi üzerinde çalışabilir. Kullanıcıları bir müşteri faturası, tedarikçi faturası veya ödeme kaydetmeden önce aktif şirketi kontrol edecek şekilde eğitin.
Adım 4: Hangi kayıtların paylaşılacağına ve hangilerinin şirkete özgü olacağına karar verin
Ürünler, kişiler ve ekipman gibi kayıtlarda bir Şirket alanı bulunur. Kaydı tüm şirketlerle paylaşmak için bu alanı boş bırakın veya kısıtlamak için bir şirket seçin. Çoklu şirket veritabanında yeni ürünler ve kişiler varsayılan olarak paylaşılır.
İşlem belgeleri farklı davranır. Teklifler, müşteri faturaları ve tedarikçi faturaları onları oluşturan şirkete aittir, yalnızca o şirket seçiliyken görünür ve aktif şirket bu belgelere otomatik olarak atanır.
Paylaşılan bir kaydın içindeki bazı alanlar yine de şirkete özgüdür. Odoo'nun örneği üründür: Satış fiyatı ve dahili referans tüm şirketler için ortaktır; ancak maliyet şirket bazında saklanır ve bu da her şirketin kendi maliyet yapısını korumasını sağlar.
- Grup aynı ürünleri aynı müşterilere satıyorsa ürün kataloğunu ve müşteri ana verilerini paylaşın.
- Bir şirketin başka bir şirketin tedarikçilerini, fiyatlarını veya müşterilerini görmemesi gerekiyorsa kayıtları kısıtlayın.
- Paylaşılan ana veriler için adlandırma ve sahiplik kuralları üzerinde uzlaşın; çünkü tek bir değişiklik kaydı kullanan tüm şirketleri etkiler.
Adım 5: Para birimlerini, kurları ve kur farklarını yapılandırın
Her şirketin ana para birimi varsayılan olarak ülkesine göre belirlenir ve Muhasebe ayarlarının Para Birimleri bölümünden değiştirilebilir. Diğer para birimleri Muhasebe > Yapılandırma > Para Birimleri menüsünden Etkin olarak işaretlenerek etkinleştirilir. Her işlem şirketin ana para biriminde kaydedilir; yabancı para birimli işlemler için Odoo hem şirket para birimindeki tutarı hem de işlem para birimindeki tutarı saklar.
Kurlar, para biriminin Kurlar sekmesine bir satır eklenerek manuel olarak tutulabilir. İkinci bir para birimi etkinleştirildiğinde Muhasebe ayarlarında Otomatik Döviz Kurları seçeneği görünür. Kurları istediğiniz zaman güncelleyebilir, aralığı günlük, haftalık veya aylık olarak ayarlayabilir ve kurları sağlayan web hizmetini seçebilirsiniz. Denetçilerinizin ve vergi idaresinin beklediği kurlarla uyumlu bir kaynak seçin ve bu tercihi belgeleyin.
- Örneğin bir USD banka hesabı gibi bir yevmiye defterinin yalnızca o para birimindeki işlemleri yürütmesi gerekiyorsa yevmiye defterine bir para birimi atayın.
- Bir hesaba yalnızca üzerindeki tüm kayıtların o para biriminde olması gerekiyorsa para birimi atayın; yabancı para birimli banka hesapları için Odoo, esneklik sağlamak amacıyla hesap para birimini boş bırakmayı ve yevmiye defterinin para birimine dayanmayı önerir.
- Müşteri faturalarında, tedarikçi faturalarında ve ödemelerde para birimini doğrudan belge üzerinde veya ödeme kaydı penceresinde seçin.
Gerçekleşmiş kur farkları, kalemler mutabık hâle getirildiğinde otomatik olarak kaydedilir; örneğin bir müşteri yabancı para birimli bir faturayı farklı bir kurdan ödediğinde. Kur farkı yevmiye defterini ve kâr ile zarar hesaplarını Muhasebe ayarlarının Varsayılan Hesaplar bölümünde tanımlayın ve bu kayıtları yevmiye kalemleri görünümünden inceleyin.
Dönem sonu için Muhasebe > İnceleme altındaki Gerçekleşmemiş Kur Farkları raporu, bilançodaki açık yabancı para birimli tutarları listeler. Rapor için Odoo'nun kurlarını uygulayabilir veya kurları manuel olarak belirleyebilir, ardından seçtiğiniz tarihte otomatik ters kayıtla gerçekleşmemiş kâr veya zararları kaydetmek için Düzeltme Kaydı'na tıklayabilirsiniz.
Adım 6: Şirketler arası işlemleri otomatikleştirin
Aynı veritabanındaki şirketler birbirleriyle ticaret yaptığında, Şirketler Arası İşlemler özelliği karşı belgeleri oluşturabilir. Şirket seçiciden ilgili şirketi seçin, Ayarlar uygulamasını açın, Şirketler bölümüne gidin, Şirketler Arası İşlemler'i etkinleştirin ve kaydedin. Ayar şirket bazında yapılır; bu nedenle karşı belge oluşturması gereken her şirket için tekrarlayın.
- Tedarikçi Faturaları Oluştur: Bir şirket başka bir şirket için bir müşteri faturasını veya alacak dekontunu onayladığında, o şirkette bir tedarikçi faturası veya iade oluşturulur.
- Satış Siparişleri Oluştur: Başka bir şirket için bir satınalma siparişi onaylandığında, tedarik eden şirkette taslak bir teklif oluşturulur.
- Satınalma Siparişleri Oluştur: Başka bir şirket için bir satış siparişi onaylandığında, Depo Kullan alanında seçilen depo kullanılarak taslak bir teklif talebi oluşturulur.
- Stok Hareketlerini Senkronize Et: Şirketler arasındaki teslimatlar ve girişler senkronize tutulur.
Doğrulandı seçeneği oluşturulan kayıtları otomatik olarak onaylar ve yukarıdaki tüm seçeneklere uygulanır. Ürünlerin ilgili şirketler arasında paylaşılması gerekir; Odoo, karşı belgelerin doğru olması için mali pozisyonların, vergilerin ve yerelleştirmelerin doğru yapılandırılması gerektiğini vurgular. Geliştirici modu etkinken aynı seçenekler her şirket kaydındaki Şirketler Arası İşlemler sekmesinde de görünür.
Çoğaltılmış bir veritabanında tam bir döngüyü test edin: satış siparişi, oluşturulan satınalma siparişi, teslimat, giriş, müşteri faturası ve oluşturulan tedarikçi faturası; ardından vergilerin, fiyatların, para birimlerinin ve şirketler arası alacak ve borç bakiyelerinin her iki şirkette de uyumlu olduğunu kontrol edin.
Adım 7: Konsolide bir raporlama yaklaşımı oluşturun
Konsolidasyon, hukuken ayrı şirketlerin defterlerini tek bir görünümde birleştirir. Şubeler aynı şekilde konsolide edilmez; ana şirket, şubelerinin mali raporlarını zaten tek bir yerde görür, her şube ise yalnızca kendi verilerini görür.
- Hesap eşleştirme: Her hesaptaki Eşleştirme sekmesi, şirket bazında karşılık gelen kodu girmenizi sağlar; böylece farklı hesap planlarındaki benzer hesaplar birleştirilebilir ve raporlarda hesap koduna göre gruplanabilir.
- Hesap birleştirme: Hesaplar isteğe bağlı olarak seçili şirketler genelinde tek bir ortak hesapta birleştirilebilir ve daha sonra ayrılabilir; ancak birleştirilmiş chatter geçmişi birleşik kalır.
- Çoklu defterler: Her şirket kendi normal defterini korurken, konsolide eden şirket normal defterlerin dışında tutulan konsolidasyon düzeltme yevmiye defterlerini de içeren bir çoklu defter kullanır.
- Şirket seçici: Yevmiye kalemlerini konsolide eden şirketin bakış açısından görmek için konsolide eden şirketi aktif, diğer şirketleri görünür olarak seçin.
- Yatay gruplar: Geliştirici modunda oluşturulan bu gruplar, konsolide bilançoyu veya kâr-zarar tablosunu her şirketin katkısıyla yan yana gösterir.
Farklı para birimlerine sahip şirketler için çevrimi Odoo yapar: Özkaynak hesapları tarihi kuru, kâr-zarar hesapları ağırlıklı ortalama kuru, diğer bilanço hesapları ise kapanış kurunu kullanır. Kullanılan kurlar o anda seçili olan şirketin kurlarıdır; bu nedenle kurları konsolide eden şirkette tutun. Raporlar varsayılan olarak yasal görünümü gösterdiğinden raporda çoklu defteri seçmeyi unutmayın.
Community edisyonu notu: Odoo, Faturalama uygulamasını standart mali raporlar, banka mutabakatı ve daha fazlasını ekleyen tam Muhasebe uygulamasından ayırır. Yukarıdaki raporlama ve konsolidasyon araçları Muhasebe uygulamasına aittir; bu nedenle yönetime konsolide bir rapor paketi taahhüt etmeden önce edisyonunuzun ve kurulu uygulamalarınızın neler sunduğunu teyit edin.
1CBMS nasıl yardımcı olabilir?
1CBMS, Mısır, Irak ve bölge genelinde faaliyet gösteren gruplar için Odoo 19 çoklu şirket ve şube yapıları tasarlar ve uygular: ilk şirket-şube kararından ve hesap planı eşleştirmesinden döviz kuru politikalarına, şirketler arası otomasyona ve konsolide yönetim raporlamasına kadar; tümü canlıya geçmeden önce bir hazırlık (staging) veritabanında test edilir. Yapınızı deneyimli bir Odoo danışmanıyla planlamak için www.1cbms.com üzerinden bizimle iletişime geçin.