الشركات المتعددة والعملات المتعددة والمعاملات بين الشركات في Odoo 19: دليل إعداد عملي

إدارة عدة كيانات قانونية، أو مقر رئيسي مع فروع، أو نشاط يشتري ويبيع بأكثر من عملة، أمر شائع لدى الشركات في مصر والعراق والمنطقة عمومًا. ويتعامل Odoo 19 مع كل ذلك داخل قاعدة بيانات واحدة، لكن القرارات التي تتخذها في اليوم الأول، مثل الاختيار بين شركة وفرع، وبين سجلات مشتركة وأخرى خاصة بكل شركة، وطريقة تحديد أسعار العملات، يصعب التراجع عنها لاحقًا.

يشرح هذا الدليل الإعداد وفق ترتيب عملي: تحديد الهيكل، وإنشاء الشركات والفروع، والتحكم في وصول المستخدمين والبيانات المشتركة، وإعداد العملات وفروق الصرف، وأتمتة المستندات بين الشركات، وإعداد عرض موحد.

ملاحظة حول المصادر: يستند هذا المقال إلى وثائق Odoo الرسمية للإصدار 19.0. وقد تختلف تسميات القوائم والخيارات بحسب الطبعة والتطبيقات المثبتة والتوطين المالي، لذا تحقق دائمًا من كل خطوة في قاعدة بيانات تجريبية أو منسوخة قبل تطبيقها على البيانات الفعلية.

الخطوة 1: اختر بين شركة وفرع

في Odoo، الشركة كيان تجاري مستقل له شخصيته القانونية وسجلاته المالية وإعداداته التشغيلية الخاصة. أما الفرع فهو جزء من شركة، مثل مكتب إقليمي، يعمل تحت شركة أم مشتركة. وإرشادات Odoo واضحة في هذا الشأن: يجب إنشاء الشركات التابعة المستقلة كشركات إضافية، لا كفروع.

وفق نموذج الفروع في Odoo، ينطبق دليل حسابات الشركة الأم وعملتها الرئيسية وضرائبها على جميع فروعها. كما تدير الشركة الأم فترة مالية مشتركة، فتسري تواريخ الإقفال والإغلاق الخاصة بها على جميع الفروع، وإن كان يجوز للفرع تحديد تواريخ إقفال أبكر. ويظل بإمكان الفروع امتلاك يومياتها الخاصة وعنوانها وشعارها.

• اختر شركة مستقلة عندما يكون الكيان شخصًا قانونيًا مستقلًا، أو له تسجيل ضريبي خاص، أو يحتاج إلى دليل حسابات خاص به، أو يعد تقاريره بعملة رئيسية مختلفة.
• اختر فرعًا عندما تكون الوحدة جزءًا من الكيان القانوني نفسه، وتشترك في حسابات المقر الرئيسي وضرائبه، وتحتاج أساسًا إلى يوميات وعناوين وصلاحيات وتقارير منفصلة.
• لا تختر أيًّا منهما عندما تحتاج فقط إلى تتبع خط إنتاج أو نشاط بشكل منفصل؛ إذ تشير حالات الاستخدام التي يعرضها Odoo إلى المحاسبة التحليلية والمستودعات المتعددة كبديل أخف.

تُحدَّد حزمة التوطين المالي على مستوى الشركة الأم، وتُهيَّأ كل شركة وكل فرع ببياناتها القانونية الخاصة. وبحسب الهيكل، قد تشترك الفروع في رقم التسجيل الضريبي للشركة الأم أو يكون لكل منها رقمه الخاص، مما ينتج عنه إقرار ضريبي مشترك أو منفصل.

خطط للهيكل الكامل قبل إنشاء أي شيء. إذ يحذر Odoo من أن الشركة المعرّفة كشركة أم لا يمكن تحويلها لاحقًا إلى فرع، لأن ذلك قد يسبب مشكلات في حقوق الوصول، وأن الشركة الأم يجب أن تُنشأ أولًا دائمًا. ولاحظ أيضًا أن إضافة فرع تفعّل وظائف الشركات المتعددة، مما قد يؤثر على خطة اشتراكك في Odoo، لذا تحقق من ذلك مع مدير حسابك لدى Odoo.

الخطوة 2: أنشئ الشركات والفروع

لإنشاء شركة، افتح تطبيق الإعدادات، وانتقل إلى قسم الشركات وانقر على إدارة الشركات، أو استخدم الإعدادات، ثم المستخدمون والشركات، ثم الشركات. انقر على جديد واملأ بيانات الشركة.

• اسم الشركة وعنوانها وبيانات الاتصال مثل الهاتف والبريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني.
• رقم التسجيل الضريبي، بالإضافة إلى معرّف الشركة إذا كان رقم السجل التجاري مختلفًا عن الرقم الضريبي، ومعرّف الكيان القانوني LEI عند الحاجة.
• العملة، التي تصبح العملة الرئيسية للشركة في المحاسبة.
• نطاق البريد الإلكتروني واللون والشعار، وهي تساعد المستخدمين على التعرف على الشركة النشطة وتحافظ على الهوية الصحيحة للمستندات.

لإضافة فرع، افتح نموذج الشركة الأم، وانتقل إلى تبويب الفروع وانقر على إضافة بند. ويمكن أن يكون للفرع فروع خاصة به، مما يتيح لك بناء هيكل متعدد المستويات. وتذكّر أنه باستثناء إعدادات المحاسبة الموروثة من الشركة الأم، يجب ضبط إعدادات مثل قوائم الأسعار وبرامج الولاء ومواقع المخزون لكل فرع على حدة.

تنطبق معظم الإعدادات العامة على جميع الشركات في قاعدة البيانات. أما الإعدادات الخاصة بكل شركة فتحمل أيقونة مبنى في تطبيق الإعدادات، لذا انتقل إلى الشركة الصحيحة قبل تغييرها. ولا ينشئ Odoo المستودعات تلقائيًا للشركات المضافة بعد الإعداد الأولي لقاعدة البيانات، لذا أنشئها يدويًا لكل شركة جديدة تتعامل مع المخزون.

الخطوة 3: تحكم في وصول المستخدمين ومحدد الشركات

في نموذج كل مستخدم، يتيح لك تبويب حقوق الوصول تحديد الشركات التي يمكن للمستخدم الوصول إليها وشركة افتراضية واحدة تُختار عند تسجيل الدخول. ويظل ما يمكن للمستخدم فعله داخل تلك الشركات معتمدًا على حقوق الوصول المسندة إليه. وينبه Odoo إلى أن إعدادات الوصول غير الصحيحة في بيئة الشركات المتعددة قد تسبب سلوكًا غير متسق، لذا ينبغي أن يتولاها مسؤولون متمرسون.

ينتقل المستخدمون بين السياقات باستخدام محدد الشركات في الزاوية العلوية اليمنى. وتحديد عدة شركات يجعل بياناتها مرئية معًا، بينما تكون الشركة المميزة هي الشركة النشطة التي تُنشأ فيها السجلات الجديدة. ومع الفروع، يؤدي اختيار الشركة الأم إلى تضمين فروعها تلقائيًا، أما اختيار فرع فيتصل بذلك الفرع وحده.

في المحاسبة، يمكن للمستخدمين عرض السجلات والتقارير من عدة شركات في آن واحد، لكنهم لا يستطيعون العمل إلا على محاسبة شركة واحدة في كل مرة. درّب المستخدمين على التحقق من الشركة النشطة قبل ترحيل فاتورة عميل أو فاتورة مورد أو دفعة.

الخطوة 4: حدد السجلات المشتركة والسجلات الخاصة بكل شركة

تحمل سجلات مثل المنتجات وجهات الاتصال والمعدات حقلًا للشركة. اتركه فارغًا لمشاركة السجل مع جميع الشركات، أو حدد شركة لتقييده بها. وفي قاعدة بيانات متعددة الشركات، تكون المنتجات وجهات الاتصال الجديدة مشتركة افتراضيًا.

تتصرف مستندات المعاملات بشكل مختلف. فعروض الأسعار وفواتير العملاء وفواتير الموردين تتبع الشركة التي أنشأتها، ولا تظهر إلا عند اختيار تلك الشركة، ويُملأ فيها اسم الشركة النشطة تلقائيًا.

بعض الحقول داخل السجل المشترك تظل خاصة بكل شركة. ومثال Odoo على ذلك المنتج: فسعر البيع والمرجع الداخلي مشتركان بين جميع الشركات، لكن التكلفة تُخزَّن لكل شركة على حدة، مما يتيح لكل كيان الاحتفاظ بهيكل تكاليفه الخاص.

• شارك كتالوج المنتجات والبيانات الرئيسية للعملاء إذا كانت المجموعة تبيع الأصناف نفسها للعملاء أنفسهم.
• قيّد السجلات عندما يجب ألا يرى كيان ما موردي كيان آخر أو أسعاره أو عملاءه.
• اتفقوا على قواعد التسمية والمسؤولية للبيانات الرئيسية المشتركة، لأن أي تغيير واحد يؤثر على كل شركة تستخدم السجل.

الخطوة 5: أعدّ العملات والأسعار وفروق الصرف

تُحدَّد العملة الرئيسية لكل شركة افتراضيًا بناءً على دولتها، ويمكن تغييرها في إعدادات المحاسبة ضمن قسم العملات. وتُفعَّل العملات الأخرى من المحاسبة، ثم التهيئة، ثم العملات، بتحويلها إلى نشطة. وتُسجَّل كل معاملة بالعملة الرئيسية للشركة؛ وبالنسبة للمعاملات بالعملات الأجنبية يحفظ Odoo المبلغ بعملة الشركة والمبلغ بعملة المعاملة معًا.

يمكن إدارة الأسعار يدويًا بإضافة بند في تبويب الأسعار الخاص بالعملة. وبمجرد تفعيل عملة ثانية، يظهر خيار أسعار العملات التلقائية في إعدادات المحاسبة. ويمكنك تحديث الأسعار عند الطلب، وضبط الفاصل الزمني على يومي أو أسبوعي أو شهري، واختيار خدمة الويب التي توفر الأسعار. اختر مصدرًا يطابق الأسعار التي يتوقعها مدققو حساباتك والجهة الضريبية، ووثّق هذا الاختيار.

• حدد عملة على اليومية عندما يجب ألا تتعامل تلك اليومية، كحساب بنكي بالدولار الأمريكي مثلًا، إلا مع المعاملات بتلك العملة.
• حدد عملة على الحساب فقط عندما يجب أن تكون كل القيود عليه بتلك العملة؛ وبالنسبة للحسابات البنكية الأجنبية يوصي Odoo بترك عملة الحساب فارغة للمرونة والاعتماد على عملة اليومية.
• في فواتير العملاء وفواتير الموردين والدفعات، اختر العملة مباشرة في المستند أو في نافذة تسجيل الدفعة.

تُرحَّل فروق الصرف المحققة تلقائيًا عند تسوية البنود، على سبيل المثال عندما يسدد عميل فاتورة بعملة أجنبية بسعر مختلف. حدد يومية فروق الصرف وحسابي الأرباح والخسائر في قسم الحسابات الافتراضية بإعدادات المحاسبة، وراجع هذه القيود من خلال عرض بنود اليومية.

في نهاية الفترة، يعرض تقرير العملات غير المحققة ضمن المحاسبة، ثم المراجعة، المبالغ المفتوحة بالعملات الأجنبية في الميزانية العمومية. ويمكنك تطبيق أسعار Odoo أو تحديد الأسعار يدويًا للتقرير، ثم النقر على قيد التسوية لتسجيل الأرباح أو الخسائر غير المحققة مع عكس تلقائي في التاريخ الذي تختاره.

الخطوة 6: أتمت المعاملات بين الشركات

عندما تتعامل شركات في قاعدة البيانات نفسها مع بعضها البعض، يمكن لخاصية المعاملات بين الشركات إنشاء المستندات المقابلة. اختر الشركة المعنية من محدد الشركات، وافتح تطبيق الإعدادات، وانتقل إلى قسم الشركات، وفعّل المعاملات بين الشركات واحفظ. ويُضبط هذا الإعداد لكل شركة على حدة، لذا كرره لكل كيان ينبغي أن ينشئ مستندات مقابلة.

• إنشاء فواتير الموردين: عندما تؤكد شركة فاتورة أو إشعار دائن لشركة أخرى، تُنشأ فاتورة مورد أو مبلغ مسترد في تلك الشركة.
• إنشاء أوامر البيع: عند تأكيد أمر شراء لشركة أخرى، يُنشأ عرض سعر بحالة مسودة في الشركة المورِّدة.
• إنشاء أوامر الشراء: عند تأكيد أمر بيع لشركة أخرى، يُنشأ طلب عرض سعر بحالة مسودة باستخدام المستودع المحدد في حقل استخدام المستودع.
• مزامنة حركات المخزون: تبقى عمليات التسليم والاستلام بين الشركات متزامنة.

يؤكد خيار مُصادَق عليه السجلات المنشأة تلقائيًا، وينطبق على جميع الخيارات السابقة. ويجب أن تكون المنتجات مشتركة بين الشركات المعنية، ويشدد Odoo على ضرورة إعداد الأوضاع الضريبية والضرائب والتوطين بشكل صحيح حتى تكون المستندات المقابلة دقيقة. وعند تفعيل وضع المطور، تظهر الخيارات نفسها في تبويب المعاملات بين الشركات في سجل كل شركة.

اختبر دورة كاملة في قاعدة بيانات منسوخة: أمر البيع، ثم أمر الشراء المنشأ، ثم التسليم، ثم الاستلام، ثم الفاتورة، ثم فاتورة المورد المنشأة، ثم تحقق من أن الضرائب والأسعار والعملات وأرصدة الذمم المدينة والدائنة بين الشركات متطابقة في الشركتين.

الخطوة 7: ضع منهجًا لإعداد التقارير الموحدة

يجمع التوحيد دفاتر الشركات المستقلة قانونيًا في عرض واحد. ولا تُوحَّد الفروع بالطريقة نفسها؛ فالشركة الأم ترى بالفعل التقارير المالية لفروعها في مكان واحد، بينما لا يرى كل فرع إلا بياناته الخاصة.

• مطابقة الحسابات: في كل حساب، يتيح لك تبويب المطابقة إدخال الرمز المقابل لكل شركة، بحيث يمكن دمج الحسابات المتشابهة من أدلة حسابات مختلفة وتجميعها حسب رمز الحساب في التقارير.
• دمج الحسابات: يمكن اختياريًا دمج الحسابات في حساب مشترك واحد عبر شركات محددة، ثم فك الدمج لاحقًا، وإن كان سجل الرسائل المدمج يبقى مدمجًا.
• دفاتر الأستاذ المتعددة: تحتفظ كل شركة بدفتر أستاذها العادي، بينما تستخدم الشركة الموحِّدة دفتر أستاذ متعددًا يتضمن أيضًا يوميات تسويات التوحيد المستبعدة من دفاتر الأستاذ العادية.
• محدد الشركات: اختر الشركة الموحِّدة كشركة نشطة والشركات الأخرى كشركات مرئية لعرض بنود اليومية من منظور الشركة الموحِّدة.
• المجموعات الأفقية: تُنشأ في وضع المطور، وتعرض الميزانية العمومية أو قائمة الأرباح والخسائر الموحدة مع إسهام كل شركة جنبًا إلى جنب.

بالنسبة للشركات ذات العملات المختلفة، يتولى Odoo عملية التحويل: تستخدم حسابات حقوق الملكية السعر التاريخي، وتستخدم حسابات الأرباح والخسائر السعر المتوسط المرجح، وتستخدم حسابات الميزانية العمومية الأخرى سعر الإقفال. والأسعار المستخدمة هي أسعار الشركة المختارة حاليًا، لذا احتفظ بالأسعار محدثة في الشركة الموحِّدة. وتذكر اختيار دفتر الأستاذ المتعدد في التقرير، لأن التقارير تعرض افتراضيًا العرض القانوني.

ملاحظة حول إصدار Community: يميز Odoo بين تطبيق الفوترة وتطبيق المحاسبة الكامل، الذي يضيف التقارير المالية القياسية والتسوية البنكية وغيرها. وأدوات التقارير والتوحيد المذكورة أعلاه تابعة لتطبيق المحاسبة، لذا تحقق مما توفره طبعتك والتطبيقات المثبتة لديك قبل أن تعد الإدارة بحزمة تقارير موحدة.

كيف يمكن أن تساعدك 1CBMS

تصمم 1CBMS هياكل الشركات المتعددة والفروع في Odoo 19 وتطبقها للمجموعات العاملة في مصر والعراق والمنطقة، بدءًا من القرار الأولي بين الشركة والفرع ومطابقة دليل الحسابات، مرورًا بسياسات أسعار العملات وأتمتة المعاملات بين الشركات، وصولًا إلى التقارير الإدارية الموحدة، مع اختبار كل ذلك في قاعدة بيانات مرحلية قبل التشغيل الفعلي. تواصل معنا عبر www.1cbms.com للتخطيط لهيكلك مع مستشار Odoo متمرس.