कई कानूनी इकाइयाँ चलाना, शाखाओं वाला मुख्यालय होना, या एक से अधिक मुद्राओं में खरीद-बिक्री करने वाला व्यवसाय मिस्र, इराक और व्यापक क्षेत्र की कंपनियों में आम है। Odoo 19 इन सभी को एक ही डेटाबेस में संभालता है, लेकिन पहले दिन लिए गए निर्णय, जैसे कंपनी बनाम शाखा, साझा बनाम कंपनी-विशिष्ट रिकॉर्ड, और मुद्राओं की दरें कैसे तय हों, बाद में पलटना कठिन होता है।
यह गाइड सेटअप को एक व्यावहारिक क्रम में समझाती है: संरचना तय करना, कंपनियाँ और शाखाएँ बनाना, यूज़र एक्सेस और साझा डेटा को नियंत्रित करना, मुद्राएँ और विनिमय अंतर कॉन्फ़िगर करना, इंटर-कंपनी दस्तावेज़ों को स्वचालित करना, और एक समेकित दृश्य तैयार करना।
स्रोतों के बारे में एक टिप्पणी: यह लेख संस्करण 19.0 के लिए Odoo के आधिकारिक दस्तावेज़ों पर आधारित है। मेनू लेबल और विकल्प आपके एडिशन, इंस्टॉल किए गए ऐप्स और फ़िस्कल लोकलाइज़ेशन के अनुसार भिन्न हो सकते हैं, इसलिए लाइव डेटा पर लागू करने से पहले हर चरण की पुष्टि हमेशा किसी टेस्ट या डुप्लिकेट डेटाबेस में करें।
चरण 1: कंपनी और शाखा में से चुनें
Odoo में कंपनी एक स्वतंत्र व्यावसायिक इकाई है जिसकी अपनी कानूनी पहचान, वित्तीय रिकॉर्ड और परिचालन सेटिंग्स होती हैं। शाखा किसी कंपनी का उपविभाग है, जैसे कोई क्षेत्रीय कार्यालय, जो एक साझा पैरेंट कंपनी के अधीन काम करता है। Odoo का मार्गदर्शन स्पष्ट है: स्वतंत्र सहायक कंपनियों को शाखाओं के रूप में नहीं, बल्कि अतिरिक्त कंपनियों के रूप में बनाया जाना चाहिए।
Odoo के शाखा मॉडल में पैरेंट कंपनी का चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स, मुख्य मुद्रा और कर उसकी सभी शाखाओं पर लागू होते हैं। पैरेंट एक साझा वित्तीय अवधि भी प्रबंधित करती है, इसलिए उसकी लॉक और क्लोज़िंग तारीखें सभी शाखाओं पर लागू होती हैं, हालाँकि कोई शाखा पहले की लॉक तारीखें सेट कर सकती है। शाखाओं के अपने समर्पित जर्नल, पता और लोगो फिर भी हो सकते हैं।
- अलग कंपनी तब चुनें जब इकाई एक अलग कानूनी व्यक्ति हो, उसका अपना कर पंजीकरण हो, उसे अपना चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स चाहिए, या वह किसी अलग मुख्य मुद्रा में रिपोर्ट करती हो।
- शाखा तब चुनें जब इकाई उसी कानूनी इकाई का हिस्सा हो, मुख्यालय के खाते और कर साझा करती हो, और आपको मुख्य रूप से अलग जर्नल, पते, एक्सेस और रिपोर्टिंग चाहिए।
- दोनों में से कोई न चुनें जब आपको केवल किसी उत्पाद श्रृंखला या गतिविधि को अलग से ट्रैक करना हो; Odoo के अपने उपयोग-उदाहरण एक हल्के विकल्प के रूप में एनालिटिक अकाउंटिंग और कई वेयरहाउस की ओर संकेत करते हैं।
फ़िस्कल लोकलाइज़ेशन पैकेज पैरेंट कंपनी पर सेट होता है, और हर कंपनी तथा शाखा अपनी कानूनी जानकारी के साथ कॉन्फ़िगर होती है। संरचना के अनुसार शाखाएँ पैरेंट का VAT नंबर साझा कर सकती हैं या उनका अपना हो सकता है, जिससे साझा या अलग कर रिटर्न बनता है।
कुछ भी बनाने से पहले पूरे पदानुक्रम की योजना बनाएँ। Odoo चेतावनी देता है कि पैरेंट के रूप में परिभाषित कंपनी को बाद में शाखा में नहीं बदला जा सकता, क्योंकि ऐसा करने से एक्सेस अधिकारों की समस्याएँ हो सकती हैं, और पैरेंट कंपनी हमेशा पहले बनाई जानी चाहिए। यह भी ध्यान दें कि शाखा जोड़ने से मल्टी-कंपनी फ़ंक्शन सक्षम हो जाते हैं, जो आपके Odoo सब्सक्रिप्शन प्लान को प्रभावित कर सकते हैं, इसलिए इसकी जाँच अपने Odoo अकाउंट मैनेजर से कर लें।
चरण 2: कंपनियाँ और शाखाएँ बनाएँ
कंपनी बनाने के लिए Settings ऐप खोलें, Companies सेक्शन में जाएँ और Manage Companies पर क्लिक करें, या Settings, Users & Companies, Companies का उपयोग करें। New पर क्लिक करें और कंपनी का विवरण भरें।
- कंपनी का नाम, पता और संपर्क विवरण जैसे फ़ोन, ईमेल और वेबसाइट।
- Tax ID, साथ में Company ID यदि रजिस्ट्री नंबर कर संख्या से अलग है, और जहाँ प्रासंगिक हो वहाँ LEI।
- मुद्रा, जो अकाउंटिंग के लिए कंपनी की मुख्य मुद्रा बन जाती है।
- ईमेल डोमेन, रंग और लोगो, जो यूज़र्स को सक्रिय कंपनी पहचानने में मदद करते हैं और दस्तावेज़ों पर सही ब्रांडिंग बनाए रखते हैं।
शाखा जोड़ने के लिए पैरेंट कंपनी का फ़ॉर्म खोलें, Branches टैब पर जाएँ और Add a line पर क्लिक करें। किसी शाखा की अपनी शाखाएँ भी हो सकती हैं, जिससे आप बहु-स्तरीय संरचना बना सकते हैं। याद रखें कि पैरेंट से मिलने वाली अकाउंटिंग सेटिंग्स के अलावा, प्राइसलिस्ट, लॉयल्टी प्रोग्राम और इन्वेंटरी लोकेशन जैसे कॉन्फ़िगरेशन हर शाखा के लिए अलग से सेट करने होते हैं।
अधिकांश सामान्य सेटिंग्स डेटाबेस की हर कंपनी पर लागू होती हैं। कंपनी-विशिष्ट के रूप में चिह्नित सेटिंग्स पर Settings ऐप में इमारत का आइकन होता है, इसलिए उन्हें बदलने से पहले सही कंपनी पर स्विच करें। प्रारंभिक डेटाबेस सेटअप के बाद जोड़ी गई कंपनियों के लिए Odoo अपने-आप वेयरहाउस नहीं बनाता, इसलिए स्टॉक संभालने वाली हर नई कंपनी के लिए उन्हें मैन्युअल रूप से बनाएँ।
चरण 3: यूज़र एक्सेस और कंपनी चयनकर्ता को नियंत्रित करें
हर यूज़र फ़ॉर्म पर Access Rights टैब आपको वे Companies सेट करने देता है जिन तक यूज़र पहुँच सकता है, और एक Default Company जो लॉगिन के समय चुनी जाती है। उन कंपनियों के भीतर यूज़र क्या कर सकता है, यह अब भी उसे दिए गए एक्सेस अधिकारों पर निर्भर करता है। Odoo सावधान करता है कि गलत मल्टी-कंपनी एक्सेस सेटिंग्स असंगत व्यवहार का कारण बन सकती हैं, इसलिए इसे अनुभवी एडमिनिस्ट्रेटर ही संभालें।
यूज़र ऊपर दाएँ कोने में कंपनी चयनकर्ता से संदर्भ बदलते हैं। कई कंपनियों पर टिक करने से उनका डेटा एक साथ दिखाई देता है, जबकि हाइलाइट की गई कंपनी सक्रिय कंपनी होती है जिसमें नए रिकॉर्ड बनते हैं। शाखाओं के मामले में पैरेंट चुनने पर उसकी शाखाएँ अपने-आप शामिल हो जाती हैं, जबकि किसी शाखा को चुनने पर केवल उसी शाखा से जुड़ाव होता है।
अकाउंटिंग में यूज़र एक साथ कई कंपनियों के रिकॉर्ड और रिपोर्ट देख सकते हैं, लेकिन एक समय में केवल एक कंपनी की अकाउंटिंग पर काम कर सकते हैं। यूज़र्स को इनवॉइस, बिल या भुगतान पोस्ट करने से पहले सक्रिय कंपनी जाँचने का प्रशिक्षण दें।
चरण 4: तय करें कि कौन-से रिकॉर्ड साझा होंगे और कौन-से कंपनी-विशिष्ट
उत्पाद, संपर्क और उपकरण जैसे रिकॉर्ड में एक Company फ़ील्ड होता है। रिकॉर्ड को सभी कंपनियों के साथ साझा करने के लिए इसे खाली छोड़ें, या उसे सीमित करने के लिए कोई कंपनी सेट करें। मल्टी-कंपनी डेटाबेस में नए उत्पाद और संपर्क डिफ़ॉल्ट रूप से साझा होते हैं।
लेन-देन वाले दस्तावेज़ अलग तरह से व्यवहार करते हैं। कोटेशन, इनवॉइस और वेंडर बिल उस कंपनी के होते हैं जिसने उन्हें बनाया, केवल तब दिखते हैं जब वह कंपनी चुनी गई हो, और उनमें सक्रिय कंपनी अपने-आप भर जाती है।
किसी साझा रिकॉर्ड के भीतर कुछ फ़ील्ड फिर भी कंपनी-विशिष्ट होते हैं। Odoo का उदाहरण उत्पाद है: बिक्री मूल्य और आंतरिक संदर्भ सभी कंपनियों के लिए समान होते हैं, लेकिन लागत हर कंपनी के लिए अलग संग्रहीत होती है, जिससे हर इकाई अपनी लागत संरचना रख सकती है।
- यदि समूह समान ग्राहकों को समान वस्तुएँ बेचता है, तो उत्पाद कैटलॉग और ग्राहक मास्टर डेटा साझा करें।
- जब किसी इकाई को दूसरी इकाई के आपूर्तिकर्ता, कीमतें या ग्राहक नहीं देखने चाहिए, तो रिकॉर्ड सीमित करें।
- साझा मास्टर डेटा के लिए नामकरण और स्वामित्व के नियमों पर सहमति बनाएँ, क्योंकि एक बदलाव उस रिकॉर्ड का उपयोग करने वाली हर कंपनी को प्रभावित करता है।
चरण 5: मुद्राएँ, दरें और विनिमय अंतर कॉन्फ़िगर करें
हर कंपनी की मुख्य मुद्रा डिफ़ॉल्ट रूप से उसके देश से तय होती है और इसे अकाउंटिंग सेटिंग्स के Currencies सेक्शन में बदला जा सकता है। अन्य मुद्राएँ Accounting, Configuration, Currencies से उन्हें Active करके सक्षम की जाती हैं। हर लेन-देन कंपनी की मुख्य मुद्रा में दर्ज होता है; विदेशी मुद्रा वाले लेन-देन के लिए Odoo कंपनी-मुद्रा राशि और लेन-देन-मुद्रा राशि दोनों संग्रहीत करता है।
दरें मुद्रा के Rates टैब में एक लाइन जोड़कर मैन्युअल रूप से रखी जा सकती हैं। दूसरी मुद्रा सक्रिय होने पर अकाउंटिंग सेटिंग्स में Automatic Currency Rates विकल्प दिखाई देता है। आप माँग पर दरें अपडेट कर सकते हैं, अंतराल दैनिक, साप्ताहिक या मासिक सेट कर सकते हैं, और दरें देने वाली वेब सेवा चुन सकते हैं। ऐसा स्रोत चुनें जो आपके ऑडिटरों और कर प्राधिकरण की अपेक्षित दरों से मेल खाता हो, और उस चुनाव को दर्ज करें।
- किसी जर्नल पर मुद्रा तब सेट करें जब वह जर्नल, उदाहरण के लिए USD बैंक खाता, केवल उसी मुद्रा के लेन-देन संभाले।
- किसी खाते पर मुद्रा केवल तब सेट करें जब उस पर हर एंट्री उसी मुद्रा में होनी हो; विदेशी बैंक खातों के लिए Odoo लचीलेपन हेतु खाते की मुद्रा खाली छोड़ने और जर्नल मुद्रा पर निर्भर रहने की अनुशंसा करता है।
- इनवॉइस, बिल और भुगतान पर मुद्रा सीधे दस्तावेज़ पर या भुगतान पंजीकरण विंडो में चुनें।
प्राप्त (रियलाइज़्ड) विनिमय अंतर मदों के मिलान पर अपने-आप पोस्ट होते हैं, उदाहरण के लिए जब कोई ग्राहक विदेशी मुद्रा वाले इनवॉइस का भुगतान अलग दर पर करता है। अकाउंटिंग सेटिंग्स के Default Accounts सेक्शन में विनिमय अंतर जर्नल और लाभ तथा हानि खाते परिभाषित करें, और इन एंट्री की समीक्षा जर्नल आइटम व्यू से करें।
अवधि-अंत के लिए Accounting, Review के अंतर्गत Unrealized Currencies रिपोर्ट बैलेंस शीट पर खुली विदेशी मुद्रा राशियाँ सूचीबद्ध करती है। आप रिपोर्ट के लिए Odoo की दरें लागू कर सकते हैं या दरें मैन्युअल रूप से सेट कर सकते हैं, फिर अप्राप्त लाभ या हानि को आपके चुने गए दिन पर स्वचालित रिवर्सल के साथ दर्ज करने के लिए Adjustment Entry पर क्लिक करें।
चरण 6: इंटर-कंपनी लेन-देन को स्वचालित करें
जब एक ही डेटाबेस की कंपनियाँ आपस में व्यापार करती हैं, तो Inter-Company Transactions सुविधा प्रतिपक्ष दस्तावेज़ तैयार कर सकती है। कंपनी चयनकर्ता में संबंधित कंपनी चुनें, Settings ऐप खोलें, Companies सेक्शन में जाएँ, Inter-Company Transactions सक्षम करें और सहेजें। यह सेटिंग हर कंपनी के लिए अलग होती है, इसलिए प्रतिपक्ष दस्तावेज़ बनाने वाली हर इकाई के लिए इसे दोहराएँ।
- Create Vendor Bills: जब एक कंपनी दूसरी कंपनी के लिए इनवॉइस या क्रेडिट नोट की पुष्टि करती है, तो उस कंपनी में बिल या रिफ़ंड बन जाता है।
- Create Sales Orders: जब किसी दूसरी कंपनी के लिए परचेज़ ऑर्डर की पुष्टि होती है, तो आपूर्ति करने वाली कंपनी में एक ड्राफ़्ट कोटेशन बन जाता है।
- Create Purchase Orders: जब किसी दूसरी कंपनी के लिए सेल्स ऑर्डर की पुष्टि होती है, तो Use Warehouse में चुने गए वेयरहाउस का उपयोग करते हुए एक ड्राफ़्ट कोटेशन अनुरोध (RFQ) बन जाता है।
- Synchronize Stock Moves: कंपनियों के बीच डिलीवरी और प्राप्तियाँ समन्वित रहती हैं।
Validated विकल्प बनाए गए रिकॉर्ड की अपने-आप पुष्टि करता है और ऊपर के सभी विकल्पों पर लागू होता है। संबंधित कंपनियों के बीच उत्पाद साझा होने चाहिए, और Odoo ज़ोर देता है कि प्रतिपक्ष दस्तावेज़ सटीक हों, इसके लिए फ़िस्कल पोज़िशन, कर और लोकलाइज़ेशन सही ढंग से कॉन्फ़िगर होने चाहिए। डेवलपर मोड सक्रिय होने पर यही विकल्प हर कंपनी रिकॉर्ड पर Inter-Company Transactions टैब में दिखते हैं।
किसी डुप्लिकेट डेटाबेस में पूरा चक्र परखें: सेल्स ऑर्डर, बना हुआ परचेज़ ऑर्डर, डिलीवरी, प्राप्ति, इनवॉइस और बना हुआ बिल, फिर जाँचें कि कर, कीमतें, मुद्राएँ और इंटर-कंपनी प्राप्य तथा देय शेष दोनों कंपनियों में मेल खाते हैं।
चरण 7: समेकित रिपोर्टिंग का तरीका बनाएँ
समेकन कानूनी रूप से अलग कंपनियों के खातों को एक दृश्य में जोड़ता है। शाखाओं का समेकन उसी तरह नहीं होता; पैरेंट कंपनी पहले से ही अपनी शाखाओं की वित्तीय रिपोर्टें एक जगह देखती है, जबकि हर शाखा केवल अपना डेटा देखती है।
- अकाउंट मैपिंग: हर खाते पर Mapping टैब आपको हर कंपनी का समकक्ष कोड दर्ज करने देता है, ताकि अलग-अलग चार्ट के समान खातों को जोड़ा जा सके और रिपोर्टों में खाता कोड के अनुसार समूहित किया जा सके।
- अकाउंट मर्जिंग: खातों को वैकल्पिक रूप से चुनी गई कंपनियों में एक साझा खाते में मर्ज किया जा सकता है, और बाद में अलग भी किया जा सकता है, हालाँकि मर्ज हुआ चैटर इतिहास मर्ज ही रहता है।
- मल्टी-लेजर: हर कंपनी अपना नियमित लेजर रखती है, जबकि समेकन करने वाली कंपनी एक मल्टी-लेजर का उपयोग करती है जिसमें वे समेकन समायोजन जर्नल भी शामिल होते हैं जो नियमित लेजर से बाहर रखे जाते हैं।
- कंपनी चयनकर्ता: समेकन करने वाली कंपनी को सक्रिय और अन्य कंपनियों को दृश्यमान चुनें, ताकि जर्नल आइटम समेकन करने वाली कंपनी के दृष्टिकोण से दिखें।
- हॉरिज़ॉन्टल ग्रुप: डेवलपर मोड में बनाए जाते हैं, और ये समेकित बैलेंस शीट या लाभ-हानि को हर कंपनी के योगदान के साथ अगल-बगल दिखाते हैं।
अलग-अलग मुद्राओं वाली कंपनियों के लिए Odoo रूपांतरण संभालता है: इक्विटी खाते ऐतिहासिक दर, लाभ-हानि खाते भारित औसत दर, और बैलेंस शीट के अन्य खाते क्लोज़िंग दर का उपयोग करते हैं। उपयोग की जाने वाली दरें वर्तमान में चुनी गई कंपनी की होती हैं, इसलिए दरें समेकन करने वाली कंपनी में बनाए रखें। रिपोर्ट में मल्टी-लेजर चुनना याद रखें, क्योंकि रिपोर्टें डिफ़ॉल्ट रूप से वैधानिक दृश्य दिखाती हैं।
Community एडिशन के लिए टिप्पणी: Odoo, Invoicing ऐप को पूर्ण Accounting ऐप से अलग रखता है, जो मानक वित्तीय रिपोर्टें, बैंक मिलान और बहुत कुछ जोड़ता है। ऊपर के रिपोर्टिंग और समेकन टूल Accounting ऐप के हैं, इसलिए प्रबंधन से समेकित रिपोर्ट पैक का वादा करने से पहले पुष्टि कर लें कि आपका एडिशन और इंस्टॉल किए गए ऐप्स क्या प्रदान करते हैं।
1CBMS कैसे मदद कर सकता है
1CBMS मिस्र, इराक और क्षेत्र में काम करने वाले समूहों के लिए Odoo 19 मल्टी-कंपनी और शाखा संरचनाएँ डिज़ाइन और लागू करता है, कंपनी बनाम शाखा के प्रारंभिक निर्णय और चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स मैपिंग से लेकर मुद्रा दर नीतियों, इंटर-कंपनी ऑटोमेशन और समेकित प्रबंधन रिपोर्टिंग तक, और यह सब गो-लाइव से पहले स्टेजिंग डेटाबेस में परखा जाता है। किसी अनुभवी Odoo कंसल्टेंट के साथ अपनी संरचना की योजना बनाने के लिए www.1cbms.com पर हमसे संपर्क करें।