يستبدل تطبيق مكتب الاستقبال في Odoo 19 (Enterprise) دفتر الزوار الورقي في الاستقبال بكشك على جهاز لوحي. إذ يسجّل الزوار أنفسهم، ويتلقى المضيفون إشعارًا، وتحتفظ الشركة بسجل واضح لمن كان في الموقع. وهذه أكثر الأسئلة شيوعًا أثناء الإعداد.
أكثر موضوعات مكتب الاستقبال طرحًا
- المحطات: أنشئ محطة لكل مكتب استقبال أو مبنى، لكل منها كشك وإعدادات خاصة.
- تسجيل الوصول عبر الكشك: يُدخل الزوار الاسم وبيانات الاتصال والمضيف على جهاز لوحي، أو يمسحون اختياريًا رمز QR بهواتفهم.
- إشعارات المضيفين: يُنبَّه المضيفون عبر تطبيق المناقشة أو البريد الإلكتروني أو SMS عند وصول زائرهم.
- الزوار المتوقعون: يمكن لموظفي الاستقبال تسجيل الضيوف المتوقعين مسبقًا لتسريع تسجيل وصولهم.
- المشروبات وقائمة الزوار: قدّم المشروبات عند تسجيل الوصول، واعرف من يوجد حاليًا في الموقع ومن غادر.
نصائح عملية للإعداد
- حدّد حقول الزائر الإلزامية، مثل الهاتف أو الشركة، وأبقِ الاستمارة قصيرة.
- تأكد من أن الموظفين الذين يستقبلون الزوار متاحون في قائمة المضيفين.
- ثبّت الجهاز اللوحي بإحكام وافتح وضع الكشك الخاص بالمحطة حتى لا يتمكن الزوار من مغادرة شاشة تسجيل الوصول.
- أبلغ الزوار بكيفية استخدام بياناتهم، وحدّد مدة الاحتفاظ بسجلات الزوار وفق سياسة الخصوصية لديك.
يحسّن مكتب الاستقبال الرقمي الأمن ويترك انطباعًا أوليًا قويًا. ويمكن لـ 1CBMS المساعدة في تهيئة محطات مكتب الاستقبال وإشعاراته في Odoo 19، وتدريب فريق الاستقبال لديك.