Odoo 19 Подпись (Enterprise) позволяет отправлять документы на электронную подпись и отслеживать, кто и когда их подписал. Отделы кадров используют его для трудовых договоров, отделы продаж — для коммерческих предложений и соглашений, а отделы закупок — для документов поставщиков. Вот вопросы, которые мы слышим чаще всего.
Самые популярные вопросы о Подписи
- Шаблоны: загрузите PDF один раз, разместите поля подписи, инициалов, даты и текста, а затем используйте его повторно для каждого нового подписанта.
- Роли и несколько подписантов: определите роли, например Сотрудник и Руководитель, назначьте поля каждой роли и отправьте документ нескольким людям.
- Порядок подписания: выберите, подписывают ли участники документ последовательно или одновременно.
- Дополнительная проверка: требуйте для роли дополнительную аутентификацию перед подписанием, например код по SMS.
- Подписанные документы и журнал аудита: после того как все подпишут документ, каждая сторона получает итоговый PDF вместе с сертификатом, отражающим историю подписания.
Практические советы по настройке
- Сначала создайте шаблоны для наиболее используемых документов, например трудовых договоров и соглашений о неразглашении, и пометьте их тегами для удобного поиска.
- По возможности используйте автоматически заполняемые поля, такие как имя, адрес электронной почты или компания, чтобы сократить количество ошибок.
- Настройте напоминания и срок действия для отправленных запросов, чтобы неподписанные документы не оставались открытыми бесконечно.
- Уточните у юриста, какие документы в вашей стране можно подписывать электронно, а какие по-прежнему требуют собственноручной подписи или официальной печати.
Электронные подписи ускоряют согласования и сокращают расходы на печать и курьерскую доставку. 1CBMS поможет создать шаблоны Подписи, связать их с Кадрами, Продажами или Документами в Odoo 19 и обучит вашу команду.