Odoo 19 Signature (Enterprise) vous permet d'envoyer des documents à signer électroniquement et de savoir qui a signé et quand. Les équipes RH l'utilisent pour les contrats, les équipes commerciales pour les devis et accords, et les achats pour les documents fournisseurs. Voici les questions que nous entendons le plus.
Les sujets les plus demandés sur Signature
- Modèles : importez un PDF une seule fois, placez des champs comme la signature, les initiales, la date et du texte, puis réutilisez-le pour chaque nouveau signataire.
- Rôles et signataires multiples : définissez des rôles comme Employé et Manager, attribuez des champs à chaque rôle et envoyez le document à plusieurs personnes.
- Ordre de signature : choisissez si les signataires signent l'un après l'autre ou simultanément.
- Vérification supplémentaire : exigez une authentification complémentaire pour un rôle, par exemple un code SMS, avant la signature.
- Documents finalisés et piste d'audit : une fois que tout le monde a signé, toutes les parties reçoivent le PDF final accompagné d'un certificat retraçant l'historique de signature.
Conseils pratiques de configuration
- Créez d'abord des modèles pour vos documents les plus utilisés, comme les contrats de travail et les accords de confidentialité, et étiquetez-les pour les retrouver facilement.
- Utilisez autant que possible des champs remplis automatiquement, comme le nom, l'e-mail ou la société, pour réduire les erreurs.
- Définissez des rappels et une durée de validité pour les demandes envoyées, afin que les documents non signés ne restent pas ouverts indéfiniment.
- Vérifiez avec votre conseiller juridique quels documents peuvent être signés électroniquement dans votre pays et lesquels exigent encore une signature manuscrite ou un cachet officiel.
La signature électronique accélère les validations et réduit les frais d'impression et de coursier. 1CBMS peut vous aider à créer vos modèles Signature, à les relier aux RH, aux Ventes ou à Documents dans Odoo 19, et à former votre équipe.