Firma electrónica de Odoo 19 (Enterprise) le permite enviar documentos para firma electrónica y saber quién firmó y cuándo. Los equipos de Recursos Humanos la usan para contratos, los equipos de ventas para cotizaciones y acuerdos, y compras para documentos de proveedores. Estas son las preguntas que más escuchamos.
Los temas más consultados sobre Firma electrónica
- Plantillas: cargue un PDF una sola vez, coloque campos como firma, iniciales, fecha y texto, y reutilícelo para cada nuevo firmante.
- Roles y varios firmantes: defina roles como Empleado y Gerente, asigne campos a cada rol y envíe el documento a varias personas.
- Orden de firma: elija si los firmantes firman en secuencia o al mismo tiempo.
- Verificación adicional: exija una autenticación adicional para un rol, por ejemplo un código por SMS, antes de firmar.
- Documentos completados y registro de auditoría: cuando todos firman, todas las partes reciben el PDF final junto con un certificado que muestra el historial de firmas.
Consejos prácticos de configuración
- Cree primero plantillas para sus documentos más usados, como contratos de trabajo y acuerdos de confidencialidad, y etiquételas para encontrarlas fácilmente.
- Use campos que se completan automáticamente, como nombre, correo electrónico o empresa, siempre que sea posible para reducir errores.
- Configure recordatorios y un periodo de validez en las solicitudes enviadas para que los documentos sin firmar no queden abiertos indefinidamente.
- Consulte con su asesor legal qué documentos pueden firmarse electrónicamente en su país y cuáles siguen requiriendo firma manuscrita o sellos oficiales.
Las firmas electrónicas agilizan las aprobaciones y reducen los costos de impresión y mensajería. 1CBMS puede ayudarle a crear sus plantillas de Firma electrónica, conectarlas con Recursos Humanos, Ventas o Documentos en Odoo 19 y capacitar a su equipo.