Odoo 19 Sign (Enterprise) आपको दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए भेजने और यह ट्रैक करने देता है कि किसने और कब हस्ताक्षर किए। HR टीमें इसका उपयोग अनुबंधों के लिए, सेल्स टीमें कोटेशन और समझौतों के लिए, और पर्चेज़िंग टीमें सप्लायर दस्तावेज़ों के लिए करती हैं। ये वे सवाल हैं जो हम सबसे ज़्यादा सुनते हैं।
Sign से जुड़े सबसे ज़्यादा पूछे जाने वाले विषय
- टेम्पलेट: एक बार PDF अपलोड करें, हस्ताक्षर, आद्याक्षर, तारीख़ और टेक्स्ट जैसे फ़ील्ड लगाएँ, फिर हर नए हस्ताक्षरकर्ता के लिए उसे दोबारा उपयोग करें।
- भूमिकाएँ और कई हस्ताक्षरकर्ता: कर्मचारी और मैनेजर जैसी भूमिकाएँ परिभाषित करें, हर भूमिका को फ़ील्ड असाइन करें और कई लोगों को भेजें।
- हस्ताक्षर क्रम: चुनें कि हस्ताक्षरकर्ता क्रम से हस्ताक्षर करें या एक साथ।
- अतिरिक्त सत्यापन: किसी भूमिका के लिए हस्ताक्षर से पहले अतिरिक्त प्रमाणीकरण अनिवार्य करें, जैसे SMS कोड।
- पूर्ण दस्तावेज़ और ऑडिट ट्रेल: सबके हस्ताक्षर हो जाने पर सभी पक्षों को अंतिम PDF के साथ हस्ताक्षर इतिहास दिखाने वाला प्रमाणपत्र मिलता है।
सेटअप के व्यावहारिक सुझाव
- सबसे पहले अपने सबसे ज़्यादा उपयोग होने वाले दस्तावेज़ों के टेम्पलेट बनाएँ, जैसे रोज़गार अनुबंध और NDA, और उन्हें टैग करें ताकि वे आसानी से मिल सकें।
- त्रुटियाँ कम करने के लिए जहाँ संभव हो नाम, ईमेल या कंपनी जैसे अपने-आप भरने वाले फ़ील्ड का उपयोग करें।
- भेजे गए अनुरोधों पर रिमाइंडर और वैधता अवधि सेट करें, ताकि बिना हस्ताक्षर वाले दस्तावेज़ हमेशा खुले न रहें।
- अपने कानूनी सलाहकार से जाँच लें कि आपके देश में कौन-से दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षरित हो सकते हैं और किनके लिए अब भी हस्तलिखित हस्ताक्षर या आधिकारिक मुहर ज़रूरी है।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर अनुमोदन को तेज़ करते हैं और प्रिंटिंग व कूरियर की लागत घटाते हैं। 1CBMS आपके Sign टेम्पलेट बनाने, उन्हें Odoo 19 में HR, Sales या Documents से जोड़ने और आपकी टीम को प्रशिक्षित करने में मदद कर सकता है।