O Odoo 19 Sign (Enterprise) permite enviar documentos para assinatura eletrónica e acompanhar quem assinou e quando. As equipas de RH usam-no para contratos, as equipas comerciais para cotações e acordos, e as compras para documentos de fornecedores. Estas são as perguntas que mais ouvimos.
Os temas de Sign mais perguntados
- Modelos: carregue um PDF uma vez, coloque campos como assinatura, iniciais, data e texto, e reutilize-o para cada novo signatário.
- Funções e vários signatários: defina funções como Funcionário e Gestor, atribua campos a cada função e envie para várias pessoas.
- Ordem de assinatura: escolha se os signatários assinam em sequência ou em simultâneo.
- Verificação adicional: exija uma autenticação adicional para uma função, por exemplo um código por SMS, antes da assinatura.
- Documentos concluídos e registo de auditoria: quando todos assinam, todas as partes recebem o PDF final juntamente com um certificado que mostra o histórico de assinaturas.
Dicas práticas de configuração
- Crie primeiro modelos para os documentos mais usados, como contratos de trabalho e acordos de confidencialidade, e etiquete-os para que sejam fáceis de encontrar.
- Sempre que possível, use campos de preenchimento automático como nome, e-mail ou empresa para reduzir erros.
- Defina lembretes e um prazo de validade nos pedidos enviados para que os documentos por assinar não fiquem em aberto indefinidamente.
- Confirme com o seu consultor jurídico que documentos podem ser assinados eletronicamente no seu país e quais continuam a exigir assinatura manuscrita ou carimbo oficial.
As assinaturas eletrónicas aceleram as aprovações e reduzem os custos de impressão e de estafeta. A 1CBMS pode ajudar a criar os seus modelos no Sign, ligá-los aos RH, às Vendas ou aos Documentos no Odoo 19 e formar a sua equipa.