Mit Odoo 19 Signieren (Enterprise) versenden Sie Dokumente zur elektronischen Unterschrift und verfolgen, wer wann unterschrieben hat. Personalteams nutzen es für Verträge, Vertriebsteams für Angebote und Vereinbarungen und der Einkauf für Lieferantendokumente. Hier sind die Fragen, die wir am häufigsten hören.
Die häufigsten Fragen zu Signieren
- Vorlagen: Laden Sie eine PDF einmal hoch, platzieren Sie Felder wie Unterschrift, Initialen, Datum und Text und verwenden Sie sie für jeden neuen Unterzeichner wieder.
- Rollen und mehrere Unterzeichner: Definieren Sie Rollen wie Mitarbeiter und Vorgesetzter, ordnen Sie jeder Rolle Felder zu und senden Sie an mehrere Personen.
- Unterzeichnungsreihenfolge: Legen Sie fest, ob Unterzeichner nacheinander oder gleichzeitig unterschreiben.
- Zusätzliche Verifizierung: Verlangen Sie für eine Rolle vor dem Unterschreiben eine zusätzliche Authentifizierung, zum Beispiel einen SMS-Code.
- Abgeschlossene Dokumente und Prüfpfad: Sobald alle unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten die finale PDF zusammen mit einem Zertifikat, das den Unterzeichnungsverlauf dokumentiert.
Praktische Einrichtungstipps
- Erstellen Sie zuerst Vorlagen für Ihre meistgenutzten Dokumente, etwa Arbeitsverträge und Geheimhaltungsvereinbarungen, und versehen Sie sie mit Stichwörtern, damit sie leicht zu finden sind.
- Verwenden Sie nach Möglichkeit automatisch ausgefüllte Felder wie Name, E-Mail oder Unternehmen, um Fehler zu reduzieren.
- Legen Sie für versendete Anfragen Erinnerungen und eine Gültigkeitsdauer fest, damit nicht unterschriebene Dokumente nicht ewig offen bleiben.
- Klären Sie mit Ihrem Rechtsberater, welche Dokumente in Ihrem Land elektronisch unterschrieben werden dürfen und welche weiterhin eine handschriftliche Unterschrift oder einen offiziellen Stempel erfordern.
Elektronische Unterschriften beschleunigen Genehmigungen und senken Druck- und Kurierkosten. 1CBMS unterstützt Sie beim Erstellen Ihrer Vorlagen in Signieren, bei der Anbindung an Personal, Verkauf oder Dokumente in Odoo 19 und schult Ihr Team.