Odoo 19 Документы (Enterprise) — это централизованная система управления документами, связанная с остальными вашими приложениями. Вместо общих дисков с разрозненными PDF-файлами документы упорядочены, помечены тегами и связаны с записями. Вот темы, о которых пользователи спрашивают чаще всего.
Самые популярные вопросы о Документах
- Папки и доступ: распределяйте файлы по папкам с собственными правами доступа, чтобы финансы, HR и операционный отдел видели только то, что им нужно.
- Теги: классифицируйте файлы по статусу или типу, например «На проверку» или «Договоры», и быстро фильтруйте их.
- Отправка в папку по почте: отправляйте отсканированные файлы на почтовый псевдоним папки, чтобы они автоматически попадали в Документы.
- Действия с файлами: превращайте файл в другую запись, например счет поставщика в Бухгалтерии или расход, прямо из Документов.
- Общий доступ и запросы: делитесь файлом или папкой по ссылке и запрашивайте недостающие документы у сотрудников или партнеров.
Практические советы по настройке
- Включите в Настройках интеграции Документов для отдельных приложений, например Бухгалтерии, Кадров или Подписи, чтобы связанные вложения собирались в нужных папках.
- Используйте небольшой и последовательный набор тегов вместо множества пересекающихся.
- Применяйте инструмент разделения, чтобы разбить многостраничные сканы на отдельные документы перед их обработкой.
- Сочетайте это с оцифровкой счетов в Бухгалтерии, чтобы данные из отсканированных счетов извлекались автоматически.
Упорядоченные документы экономят время при закрытии месяца и во время аудитов. 1CBMS поможет спроектировать структуру папок, доступ и автоматизацию в Odoo 19 Документы и обучит сотрудников последовательно ими пользоваться.