Odoo 19 Documents (Enterprise) est un système central de gestion documentaire connecté à vos autres applications. Au lieu de lecteurs partagés remplis de PDF épars, les fichiers sont organisés, étiquetés et liés aux enregistrements. Voici les sujets sur lesquels les utilisateurs nous interrogent le plus.
Les sujets les plus demandés sur Documents
- Dossiers et accès : organisez les fichiers dans des dossiers dotés de leurs propres droits d'accès, afin que la finance, les RH et les opérations voient chacune ce dont elles ont besoin.
- Étiquettes : classez les fichiers par statut ou par type, par exemple À valider ou Contrats, et filtrez-les rapidement.
- E-mail vers dossier : envoyez les fichiers numérisés à l'alias e-mail d'un dossier pour qu'ils arrivent automatiquement dans Documents.
- Actions sur les fichiers : transformez un fichier en un autre enregistrement, comme une facture fournisseur dans Comptabilité ou une note de frais, directement depuis Documents.
- Partage et demandes : partagez un fichier ou un dossier via un lien, et demandez les documents manquants aux employés ou aux partenaires.
Conseils pratiques de configuration
- Activez les intégrations de Documents par application dans les Paramètres, par exemple Comptabilité, Ressources humaines ou Signature, afin que les pièces jointes associées soient centralisées dans les bons dossiers.
- Conservez un jeu d'étiquettes restreint et cohérent plutôt que de nombreuses étiquettes qui se chevauchent.
- Utilisez l'outil de fractionnement pour séparer les numérisations de plusieurs pages en documents individuels avant de les traiter.
- Combinez avec la numérisation des factures dans Comptabilité afin que les données des factures scannées soient extraites automatiquement.
Des documents bien organisés font gagner du temps lors des clôtures mensuelles et des audits. 1CBMS peut vous aider à concevoir la structure de vos dossiers, vos accès et vos automatisations dans Odoo 19 Documents, et à former le personnel à les utiliser de manière cohérente.