Odoo 19 Dokumente (Enterprise) ist ein zentrales Dokumentenmanagementsystem, das mit Ihren übrigen Apps verbunden ist. Statt freigegebener Laufwerke voller loser PDFs werden Dateien organisiert, verschlagwortet und mit Datensätzen verknüpft. Diese Themen werden am häufigsten angefragt.
Die häufigsten Fragen zu Dokumente
- Ordner und Zugriff: Organisieren Sie Dateien in Ordnern mit eigenen Zugriffsrechten, sodass Finanzen, Personal und Betrieb jeweils sehen, was sie benötigen.
- Stichwörter: Klassifizieren Sie Dateien nach Status oder Typ, zum Beispiel Zu prüfen oder Verträge, und filtern Sie sie schnell.
- E-Mail an Ordner: Senden Sie gescannte Dateien an den E-Mail-Alias eines Ordners, damit sie automatisch in Dokumente ankommen.
- Aktionen für Dateien: Verarbeiten Sie eine Datei direkt aus Dokumente zu einem anderen Datensatz, etwa einer Lieferantenrechnung in Buchhaltung oder einer Spesenabrechnung.
- Freigaben und Anfragen: Geben Sie eine Datei oder einen Ordner über einen Link frei und fordern Sie fehlende Dokumente bei Mitarbeitern oder Partnern an.
Praktische Einrichtungstipps
- Aktivieren Sie die Integrationen von Dokumente in den Einstellungen pro App, zum Beispiel Buchhaltung, Personal oder Signieren, damit zugehörige Anhänge in den richtigen Ordnern zentralisiert werden.
- Verwenden Sie wenige, einheitliche Stichwörter statt vieler sich überschneidender.
- Nutzen Sie das Teilungswerkzeug, um mehrseitige Scans vor der Verarbeitung in einzelne Dokumente aufzuteilen.
- Kombinieren Sie dies mit der Rechnungsdigitalisierung in Buchhaltung, damit Daten aus gescannten Rechnungen automatisch ausgelesen werden.
Organisierte Dokumente sparen Zeit beim Monatsabschluss und bei Prüfungen. 1CBMS unterstützt Sie bei der Gestaltung Ihrer Ordnerstruktur, Zugriffsrechte und Automatisierungen in Odoo 19 Dokumente und schult Ihre Mitarbeiter in der einheitlichen Nutzung.