تطبيق المستندات في Odoo 19 (Enterprise) نظام مركزي لإدارة المستندات مرتبط ببقية تطبيقاتك. فبدلًا من محركات أقراص مشتركة مليئة بملفات PDF المتفرقة، تُنظَّم الملفات وتوسَم وتُربط بالسجلات. وهذه هي الموضوعات التي يسأل عنها المستخدمون أكثر من غيرها.
أكثر موضوعات المستندات طرحًا
- المجلدات والوصول: نظّم الملفات في مجلدات لكل منها صلاحيات وصول خاصة، فيرى كلٌّ من المالية والموارد البشرية والعمليات ما يحتاج إليه.
- الوسوم: صنّف الملفات حسب الحالة أو النوع، مثل «بانتظار التحقق» أو «العقود»، وصفّها بسرعة.
- البريد الإلكتروني إلى المجلد: أرسل الملفات الممسوحة ضوئيًا إلى عنوان بريد مستعار للمجلد لتصل إلى تطبيق المستندات تلقائيًا.
- الإجراءات على الملفات: حوّل الملف إلى سجل آخر، مثل فاتورة مورد في المحاسبة أو مصروف، مباشرة من تطبيق المستندات.
- المشاركة والطلبات: شارك ملفًا أو مجلدًا عبر رابط، واطلب المستندات الناقصة من الموظفين أو الشركاء.
نصائح عملية للإعداد
- فعّل تكاملات المستندات لكل تطبيق من الإعدادات، مثل المحاسبة أو الموارد البشرية أو التوقيع، لتُجمَع المرفقات المرتبطة مركزيًا في المجلدات الصحيحة.
- احتفظ بمجموعة وسوم صغيرة ومتسقة بدلًا من وسوم كثيرة متداخلة.
- استخدم أداة التقسيم لفصل الملفات الممسوحة متعددة الصفحات إلى مستندات مستقلة قبل معالجتها.
- اجمع ذلك مع رقمنة الفواتير في المحاسبة لكي تُستخرج بيانات الفواتير الممسوحة ضوئيًا تلقائيًا.
توفّر المستندات المنظمة الوقت في نهاية الشهر وأثناء عمليات التدقيق. ويمكن لـ 1CBMS المساعدة في تصميم هيكل المجلدات والوصول والأتمتة في تطبيق المستندات في Odoo 19، وتدريب الموظفين على استخدامها باتساق.