Documentos de Odoo 19 (Enterprise) es un sistema central de gestión documental conectado con el resto de sus aplicaciones. En lugar de unidades compartidas llenas de archivos PDF sueltos, los archivos se organizan, se etiquetan y se vinculan a registros. Estos son los temas sobre los que más preguntan los usuarios.
Los temas más consultados sobre Documentos
- Carpetas y acceso: organice los archivos en carpetas con sus propios derechos de acceso, para que finanzas, Recursos Humanos y operaciones vean cada uno lo que necesita.
- Etiquetas: clasifique los archivos por estado o tipo, por ejemplo Por validar o Contratos, y fíltrelos rápidamente.
- Correo a carpeta: envíe los archivos escaneados al alias de correo electrónico de una carpeta para que lleguen a Documentos automáticamente.
- Acciones sobre archivos: convierta un archivo en otro registro, como una factura de proveedor en Contabilidad o un gasto, directamente desde Documentos.
- Uso compartido y solicitudes: comparta un archivo o una carpeta mediante un enlace y solicite los documentos faltantes a empleados o socios.
Consejos prácticos de configuración
- Active las integraciones de Documentos por aplicación en los Ajustes, por ejemplo Contabilidad, Recursos Humanos o Firma electrónica, para que los archivos adjuntos relacionados se centralicen en las carpetas correctas.
- Mantenga un conjunto de etiquetas reducido y coherente en lugar de muchas etiquetas que se superpongan.
- Use la herramienta de división para separar los escaneos de varias páginas en documentos individuales antes de procesarlos.
- Combínelo con la digitalización de facturas en Contabilidad para que los datos de las facturas escaneadas se extraigan automáticamente.
Unos documentos organizados ahorran tiempo en el cierre de mes y durante las auditorías. 1CBMS puede ayudarle a diseñar la estructura de carpetas, el acceso y las automatizaciones en Documentos de Odoo 19 y a capacitar al personal para usarlos de manera coherente.