Os Documentos do Odoo 19 (Enterprise) são um sistema central de gestão documental ligado às restantes aplicações. Em vez de unidades partilhadas cheias de PDF soltos, os ficheiros ficam organizados, etiquetados e associados a registos. Estes são os temas sobre os quais os utilizadores mais perguntam.
Os temas de Documentos mais perguntados
- Pastas e acessos: organize os ficheiros em pastas com direitos de acesso próprios, para que finanças, RH e operações vejam cada um o que precisa.
- Etiquetas: classifique os ficheiros por estado ou tipo, por exemplo A validar ou Contratos, e filtre-os rapidamente.
- E-mail para pasta: envie ficheiros digitalizados para o alias de e-mail de uma pasta para que cheguem automaticamente aos Documentos.
- Ações sobre ficheiros: transforme um ficheiro noutro registo, como uma fatura de fornecedor na Contabilidade ou uma despesa, diretamente a partir dos Documentos.
- Partilha e pedidos: partilhe um ficheiro ou pasta através de uma ligação e peça documentos em falta a funcionários ou parceiros.
Dicas práticas de configuração
- Ative nas Definições as integrações dos Documentos por aplicação, por exemplo Contabilidade, Recursos Humanos ou Sign, para que os anexos relacionados fiquem centralizados nas pastas certas.
- Mantenha um conjunto de etiquetas pequeno e consistente em vez de muitas etiquetas sobrepostas.
- Use a ferramenta de divisão para separar digitalizações com várias páginas em documentos individuais antes de os processar.
- Combine com a digitalização de faturas na Contabilidade para que os dados das faturas digitalizadas sejam extraídos automaticamente.
Documentos organizados poupam tempo no fecho do mês e durante as auditorias. A 1CBMS pode ajudar a desenhar a estrutura de pastas, os acessos e as automatizações nos Documentos do Odoo 19 e formar os colaboradores para os utilizarem de forma consistente.