Odoo 19 Documents (Enterprise) एक केंद्रीय दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है जो आपके बाक़ी ऐप्स से जुड़ी है। बिखरी हुई PDF से भरी शेयर्ड ड्राइव के बजाय फ़ाइलें व्यवस्थित, टैग की हुई और रिकॉर्ड से जुड़ी रहती हैं। यूज़र्स जिन विषयों के बारे में सबसे ज़्यादा पूछते हैं, वे ये हैं।
Documents से जुड़े सबसे ज़्यादा पूछे जाने वाले विषय
- फ़ोल्डर और एक्सेस: फ़ाइलों को अपने-अपने एक्सेस अधिकारों वाले फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करें, ताकि फ़ाइनेंस, HR और ऑपरेशंस हर कोई वही देखे जिसकी उसे ज़रूरत है।
- टैग: फ़ाइलों को स्थिति या प्रकार के अनुसार वर्गीकृत करें, जैसे सत्यापन हेतु या अनुबंध, और उन्हें जल्दी फ़िल्टर करें।
- ईमेल से फ़ोल्डर में: स्कैन की गई फ़ाइलें किसी फ़ोल्डर के ईमेल एलियास पर भेजें, ताकि वे अपने-आप Documents में पहुँच जाएँ।
- फ़ाइलों पर एक्शन: किसी फ़ाइल को सीधे Documents से किसी दूसरे रिकॉर्ड में प्रोसेस करें, जैसे Accounting में वेंडर बिल या कोई ख़र्च।
- साझाकरण और अनुरोध: किसी फ़ाइल या फ़ोल्डर को लिंक के ज़रिए साझा करें, और कर्मचारियों या पार्टनरों से छूटे हुए दस्तावेज़ों का अनुरोध करें।
सेटअप के व्यावहारिक सुझाव
- सेटिंग्स में हर ऐप के लिए Documents इंटीग्रेशन चालू करें, जैसे Accounting, Human Resources या Sign, ताकि संबंधित अटैचमेंट सही फ़ोल्डरों में केंद्रीकृत हों।
- एक-दूसरे से मिलते-जुलते बहुत सारे टैग के बजाय छोटा और एकसमान टैग सेट रखें।
- कई पेज वाले स्कैन को प्रोसेस करने से पहले अलग-अलग दस्तावेज़ों में बाँटने के लिए स्प्लिट टूल का उपयोग करें।
- इसे Accounting में बिल डिजिटाइज़ेशन के साथ जोड़ें, ताकि स्कैन किए गए बिलों से डेटा अपने-आप निकाला जा सके।
व्यवस्थित दस्तावेज़ महीने के अंत में और ऑडिट के दौरान समय बचाते हैं। 1CBMS Odoo 19 Documents में आपकी फ़ोल्डर संरचना, एक्सेस और ऑटोमेशन तैयार करने में मदद कर सकता है और स्टाफ़ को इनका एकसमान उपयोग करने का प्रशिक्षण दे सकता है।