يتيح لك تطبيق التوقيع في Odoo 19 (Enterprise) إرسال المستندات للتوقيع الإلكتروني وتتبّع من وقّع ومتى. وتستخدمه فرق الموارد البشرية للعقود، وفرق المبيعات لعروض الأسعار والاتفاقيات، وإدارة المشتريات لمستندات الموردين. وإليك الأسئلة التي نسمعها أكثر من غيرها.
أكثر موضوعات التوقيع طرحًا
- القوالب: ارفع ملف PDF مرة واحدة، وضع حقولًا مثل التوقيع والأحرف الأولى والتاريخ والنص، ثم أعد استخدامه لكل موقّع جديد.
- الأدوار وتعدد الموقّعين: حدّد أدوارًا مثل الموظف والمدير، وأسند الحقول إلى كل دور، وأرسل المستند إلى عدة أشخاص.
- ترتيب التوقيع: اختر ما إذا كان الموقّعون يوقّعون بالتتابع أو في الوقت نفسه.
- التحقق الإضافي: اشترط مصادقة إضافية لدور ما، مثل رمز عبر SMS، قبل التوقيع.
- المستندات المكتملة وسجل التدقيق: بعد أن يوقّع الجميع، تتلقى جميع الأطراف ملف PDF النهائي مع شهادة تُظهر سجل التوقيع.
نصائح عملية للإعداد
- أنشئ أولًا قوالب لأكثر مستنداتك استخدامًا، مثل عقود العمل واتفاقيات عدم الإفصاح، وضع لها وسومًا ليسهل العثور عليها.
- استخدم الحقول المعبّأة تلقائيًا مثل الاسم أو البريد الإلكتروني أو الشركة كلما أمكن لتقليل الأخطاء.
- اضبط التذكيرات ومدة صلاحية للطلبات المرسلة حتى لا تبقى المستندات غير الموقّعة مفتوحة إلى ما لا نهاية.
- تحقّق مع مستشارك القانوني من المستندات التي يجوز توقيعها إلكترونيًا في بلدك، وتلك التي لا تزال تتطلب توقيعًا يدويًا أو أختامًا رسمية.
تسرّع التوقيعات الإلكترونية الموافقات وتقلّل تكاليف الطباعة والبريد السريع. ويمكن لـ 1CBMS المساعدة في بناء قوالب التوقيع لديك، وربطها بتطبيقات الموارد البشرية أو المبيعات أو المستندات في Odoo 19، وتدريب فريقك.