Odoo 19 gère cela avec le champ Payé par sur chaque dépense. Le circuit d’approbation est le même, mais l’écriture comptable est différente.

• Lors de la création de la dépense, réglez Payé par sur Employé (à rembourser) pour les paiements personnels et sur Société pour les paiements par carte.
• Vérifiez que le journal de votre carte de la société ou de votre banque est sélectionné comme moyen de paiement pour les dépenses payées par la société dans les paramètres des Notes de frais.
• Après approbation, les dépenses payées par la société sont comptabilisées sur ce journal au lieu de créer une dette envers l’employé.
• Rapprochez le relevé de la carte dans la Comptabilité avec ces écritures comptabilisées, comme n’importe quelle autre ligne bancaire.
• Pour les dépenses payées par l’employé, enregistrez le paiement de remboursement à partir des dépenses approuvées, de la manière habituelle.

Formez le personnel à choisir la bonne option lors de la soumission et demandez aux approbateurs de la vérifier. Ce seul champ suffit à garder propres vos dettes envers les employés.