В Odoo 19 для этого служит поле Оплачено в каждом расходе. Процесс утверждения одинаков, но бухгалтерская проводка отличается.

• При создании расхода выберите в поле Оплачено вариант Сотрудник (к возмещению) для личных платежей и Компания для оплат картой.
• Убедитесь, что в настройках Расходов ваша корпоративная карта или банковский журнал выбраны в качестве способа оплаты для расходов, оплаченных компанией.
• После утверждения расходы, оплаченные компанией, проводятся по этому журналу, а не создают задолженность перед сотрудником.
• Сверьте выписку по карте в Бухгалтерии с этими проводками, как и любую другую банковскую строку.
• Для расходов, оплаченных сотрудником, зарегистрируйте платёж возмещения из утверждённых расходов обычным способом.

Научите сотрудников выбирать правильный вариант при подаче и попросите утверждающих проверять его. Это единственное поле поддерживает порядок в расчётах с сотрудниками.