Her Odoo uygulaması sonunda aynı ana gelir: Yapılandırma hazırdır, kullanıcılar eğitilmiştir ve işletmenin gerçek verilerinin yeni sisteme aktarılması gerekir. Veri taşıma, birçok projenin zaman kaybettiği aşamadır; çünkü ana verilerdeki veya açılış bakiyelerindeki hatalar daha sonra yanlış raporlar, mükerrer kişiler ve mutabakatı sağlanmamış hesaplar olarak ortaya çıkar.
Bu rehber, Odoo 19 Enterprise'a veri taşımanın nasıl planlanıp yürütüleceğini açıklar: müşteriler, tedarikçiler, ürünler ve hesap planı gibi ana verilerden İçe Aktarma özelliğine, oradan da alacaklar, borçlar, genel muhasebe ve stok için açılış bakiyelerine kadar. Son bölümde bir geçiş sırası ve rakamlarınızın doğru olduğunu teyit eden kontroller yer alır.
Kaynaklar hakkında bir not: Bu makale, Odoo'nun 19 sürümüne ait resmi dokümantasyonunu esas alır. Menü adları ve seçenekler; kurulu uygulamalarınıza, yerelleştirmenize ve erişim haklarınıza göre farklılık gösterebilir. Bu nedenle her adımı canlı sisteminize uygulamadan önce mutlaka bir test veritabanında doğrulayın.
Adım 1: Taşıma kapsamını planlayın
İşe neyin taşınacağına ve neyin arşiv olarak eski sistemde kalacağına karar vererek başlayın. Odoo'nun muhasebe başlangıç rehberi, sıfırdan başlayan şirketlerin mali yerelleştirmeyi doğruladığını, ana verileri içe aktardığını ve muhasebe ayarlarını yapılandırdığını; eski bir yazılımdan geçen şirketlerin ise ayrıca açılış kayıtlarını içe aktardığını belirtir.
Geçişin zamanlaması önemlidir. Odoo'nun dokümantasyonu, aktarılacak veriyi en aza indirdiği için geçişin mali yıl sonunda yapılmasını önerir ve bir vergi döneminin ortasında geçiş yapılmamasını tavsiye eder.
Her veri nesnesini, kaynak sistemini, iş tarafındaki sorumlusunu, kayıt hacmini ve hedef Odoo modelini listeleyen bir taşıma envanteri oluşturun. Tipik nesneler şunlardır:
- Kurulum kayıtları: para birimleri, yevmiye defterleri, mali pozisyonlar, vergiler ve ödeme koşulları
- Ana veriler: ürün kategorileri, ürünler, nitelikler ve varyantlar, kişiler ve banka hesapları
- Yerelleştirmenin standart hesap planında yapılacak düzenlemeler
- Açılış bakiyeleri: mizan, açık müşteri faturaları ve alacak dekontları, açık tedarikçi faturaları ve iadeleri, banka ve kasa bakiyeleri ve açılış envanter sayımı
Neyin taşınmayacağı konusunda erkenden uzlaşın. Kapanmış geçmiş işlemler genellikle başvuru amacıyla eski sistemde kalır; bu da taşımayı küçültür ve açılış durumunun mutabakatını kolaylaştırır.
Adım 2: Hesap planını ve mali yerelleştirmeyi hazırlayın
Veritabanı veya şirket oluşturulurken seçilen ülke, o ülke için yapılandırılmış standart bir hesap planı ekleyen mali yerelleştirme paketini belirler. Paketi Muhasebe ayarlarında Mali Yerelleştirme bölümünden doğrulayabilirsiniz.
Bunu planınızdaki ilk kontrol noktası olarak ele alın. Dokümantasyon, bir yevmiye kaydı onaylandıktan sonra mali yerelleştirmenin değiştirilemeyeceği konusunda uyarır; bu nedenle herhangi bir muhasebe verisi yüklenmeden önce bunu teyit edin.
Eski hesaplarınızı Odoo hesap planının yerine koymak yerine onunla eşleştirin. Bir Odoo hesabı sizin hesaplarınızdan biriyle örtüşüyorsa adını veya kodunu düzenleyin. Karşılığı yoksa hesabı manuel olarak oluşturun veya içe aktarın. Hesap kodları bir hesap planı içinde benzersiz olmalıdır.
Standart hesapları silmeyin veya hesap türlerini değiştirmeyin; çünkü varsayılan hesaplar ve ayarlar bunlara bağlıdır. Bunun yerine adlarını ve kodlarını değiştirin. Her hesabın türü aynı zamanda raporları ve mali yıl kapanışını belirler; bu yüzden yeni hesaplar için türleri dikkatle seçin.
Adım 3: Ana verileri bağımlılık sırasına göre yükleyin
Odoo ilişkileri içe aktarma sırasında çözümler; bu nedenle bir kayıt yalnızca zaten mevcut olan kayıtlara bağlanabilir. Muhasebe başlangıç dokümantasyonu şu sırayı belirler: para birimleri, yevmiye defterleri, mali pozisyonlar, vergiler, ödeme koşulları, ürün kategorileri, ürünler, kişi banka hesapları ve kişiler.
Ürünler için, içe aktarma sırasında her ürünün kategorisinin atanabilmesi amacıyla önce ürün kategorilerini içe aktarın. Varyant kullanıyorsanız nitelikleri ürünlerden önce oluşturun. Odoo'nun ürün içe aktarma rehberi; nitelik, görüntüleme türü, varyant oluşturma modu ve değerler sütunlarını içeren ayrı bir nitelik sayfası tanımlar.
Varyant oluşturma moduna dikkat edin. Dokümantasyon, nitelik en az bir üründe kullanıldıktan sonra bu modun değiştirilemeyeceğini belirtir. Nitelik veya değer adlarında virgül kullanılamaz; birden fazla değer boşluksuz virgülle ayrılır.
Kişiler için alacak hesabını, borç hesabını ve ödeme koşullarını gözden geçirin; çünkü her müşteri ve tedarikçinin muhasebeye nasıl kaydedileceğini bunlar belirler.
Adım 4: İçe aktarma şablonlarını ve İçe Aktarma özelliğini kullanın
Odoo, iş nesnelerinin çoğuna Excel (XLSX) veya CSV dosyalarından veri aktarabilir. Nesnenin liste görünümünü açın, işlemler için dişli simgesine tıklayın ve Kayıtları İçe Aktar'ı seçin. Kişiler, ürünler ve yevmiye kayıtları gibi birçok nesne, sütun eşleştirmesi önceden hazırlanmış indirilebilir bir içe aktarma şablonu sunar.
Şablonla çalışmak en güvenli yaklaşımdır. Sütun ekleyebilir, kaldırabilir ve yeniden sıralayabilirsiniz; ancak tanımlayıcı sütunu koruyun. Şablon yoksa tam alan adlarını elde etmek için önce birkaç mevcut kaydı dışa aktarın.
İçe aktarma ekranı net bir sırayı izler: Veri dosyasını yükleyin; CSV ise biçimlendirme seçeneklerini (ayırıcı, kodlama, tarih biçimi ve binlik ayırıcı) ayarlayın; her dosya sütununun doğru Odoo alanıyla eşleştiğini kontrol edin ve tanınmayan sütunları manuel olarak eşleştirin; verileri kaydetmeden doğrulamak için Test'e tıklayın ve yalnızca test başarılı olduğunda İçe Aktar'a tıklayın.
Odoo'nun uyarısını ciddiye alın: İçe aktarmalar kalıcıdır ve geri alınamaz. Kayıtları oluşturulma veya son değiştirilme tarihine göre filtrelemek, bir içe aktarmanın neleri etkilediğini bulmanıza yardımcı olabilir; ancak bu bir geri alma düğmesi değil, yalnızca bir kurtarma yardımcısıdır.
Biçimlere dikkat edin. Odoo; 1981-07-24 gibi ISO 8601 tarihlerini, Excel'de gerçek tarih hücrelerini ve CSV dosyaları için doğru seçilmiş bir tarih biçimini önerir. Sekmeyle ayrılmış dosyalar otomatik olarak algılanmaz ve sayı alanlarındaki tanınmayan para birimi simgeleri içe aktarmayı durdurabilir. Büyük dosyalar için dokümantasyon, zaman aşımlarını önlemek amacıyla verilerin daha küçük gruplara bölünmesini önerir; aynı ürünün tüm varyantları aynı grupta yer almalıdır.
Adım 5: Harici ID'lere ve ilişkisel alanlara hâkim olun
Harici ID, herhangi bir taşıma dosyasındaki en önemli sütundur. Her kayda benzersiz bir tanımlayıcı verir ve Harici ID içeren bir dosyayı içe aktarmak, mükerrer kayıt oluşturmak yerine eşleşen kayıtları günceller. Bu sayede aynı dosyayı düzeltip güvenle yeniden içe aktarmak mümkün olur.
Harici ID'leri eski sistemdeki anahtarlarınızdan oluşturun ve tablolar arasında benzersiz kalmaları için nesneye göre ön ek verin; örneğin müşteriler için bir ön ek, tedarikçiler için başka bir ön ek. Yüklendikten sonra bunları asla değiştirmeyin veya kaldırmayın; dokümantasyon bunun bir sonraki içe aktarmada mükerrer kayıtlara yol açabileceği konusunda uyarır.
İlişkisel alanlar belirli kurallara uyar:
- Bir ürünün kategorisi veya bir kişinin ülkesi gibi Many2one alanları, ilişkili kaydın adıyla doldurulabilir; ancak aynı adlar ilk eşleşmeye bağlanır. Bu nedenle adı Harici ID ile biten bir sütun daha güvenilirdir
- Kişi etiketleri gibi Many2many alanları, boşluksuz virgülle ayrılmış birden fazla değer alır
- Sipariş satırları gibi One2many alanlarında ilk satır üst kaydın satırına yazılır; sonraki her satır ise üst kayıt sütunları boş bırakılarak kendi satırına yazılır
İki ayrıntı daha sürprizleri önler. Dosyada bulunmayan sütunlar varsayılan değerleri alır; ancak dosyada bulunup hücreleri boş olan sütunlar bu varsayılanların üzerine boş değer yazar. Ayrıca mevcut verileri güncellerken, Harici ID'nin dahil edilmesi ve yalnızca içe aktarılabilir alanların dışa aktarılması için verileri içe aktarmayla uyumlu seçeneği işaretleyerek dışa aktarın.
Adım 6: Verileri temizleyin ve deneme yüklemeleri yapın
Temizlik, veriler Odoo'ya ulaşmadan önce yapılmalıdır. Mükerrer müşteri ve tedarikçileri kaldırın; adları, telefon numaralarını ve adresleri standartlaştırın; kullanılmayan ürünleri kapatın veya arşivleyin ve bir dosyadaki kategori, vergi veya ödeme koşulu gibi her referansın hedef veritabanında mevcut olduğunu teyit edin.
Odoo 19 Enterprise'da Veri Temizleme uygulaması; benzer kayıtları birleştirme için gruplayan mükerrer kayıt kuralları ile boşlukları kırpma, büyük/küçük harf düzenleme ve telefon numaralarını biçimlendirme gibi alan temizleme kuralları ekler. Dokümantasyona göre mükerrer kayıt temizleme ve alan temizleme Enterprise özellikleridir; veri geri dönüşümü ise Community'de de mevcuttur. Bu nedenle Community kullanıcıları temizliğin büyük bölümünü içe aktarmadan önce elektronik tablolarında tamamlamalıdır.
Nihai dosyaları ve nihai yükleme sırasını kullanarak bir test veya hazırlık (staging) veritabanında en az bir tam prova yapın. Her hatayı kaydedin, kaynağında düzeltin ve yükleme sorunsuz tamamlanana kadar tekrarlayın. Gerçek geçişin gerçekçi bir şekilde planlanabilmesi için provayı her adımın süresini ölçmek için de kullanın.
Adım 7: Açılış bakiyelerini yükleyin
Odoo'nun dokümantasyonu hazırlanması gereken dört açılış durumu tanımlar: hesap bakiyeleri, açık müşteri faturaları ve alacak dekontları, açık tedarikçi faturaları ve iadeleri ve açılış envanter sayımı.
Genel muhasebe için açılış mizanını, yevmiye kayıtları listesinden erişilebilen muhtelif işlemler içe aktarma şablonunu kullanarak bir yevmiye kaydı olarak içe aktarın. İçe aktarmadan önce alacak ve borç bakiyelerini, her ikisi de Dönen Varlıklar türünde olan AR Clearing ve AP Clearing adlı iki ara hesapla değiştirin. Mizan denk olmalıdır ve taslak olarak içe aktarılır; ardından gözden geçirip onaylarsınız.
Ardından açık müşteri faturalarını ve tedarikçi faturalarını, müşteri faturaları ve tedarikçi faturaları listelerindeki şablonlarıyla içe aktarın; alacak dekontları ve iadeler kendi listelerinden içe aktarılır. Dokümantasyon net kurallar koyar: İş ortağı mevcut bir kişiyle birebir eşleşmelidir; belge numarası daha önce kullanılmamış olmalı ve yılı fatura tarihiyle uyumlu olmalıdır; vade tarihi veya ödeme koşullarından yalnızca biri kullanılmalıdır; satır hesabı alacak veya borç ara hesabı olmalıdır ve birim fiyat, kısmi ödemelerden sonra kalan tutar olmalıdır.
Odoo, her açık faturanın satır satır değil tek bir toplam satır olarak içe aktarılmasını önerir. İçe aktarılan belgeler taslak olarak gelir ve bunları İşlemler menüsünden toplu olarak onaylarsınız. Belgeler onaylandıkça ara hesaplar, gerçek alacak ve borç bakiyeleriyle kapatılır.
Stok için Envanter > Operasyonlar > Fiziksel Envanter menüsünü kullanın ve sayılan miktarları envanter düzeltme şablonuyla içe aktarın. Ardından Tümünü Uygula'ya tıklayın, bir envanter nedeni ve sayım tarihi girin ve miktarları güncelleyin. Lot ve seri numaraları ayrı satırlarda görünür ve sayım sırasında seçilebilir veya kaydedilebilir.
Stok ve muhasebeyi dikkatle koordine edin. Dokümantasyon, mizandaki envanter hesaplarının ürün maliyeti ile miktarın çarpımıyla hesaplanan envanter değeriyle eşleşmesi gerektiğini belirtir. Ürün kategorisi değerleme ayarlarınızın stok düzeltmelerini nasıl kaydettiğini kontrol edin ve envanter değerinin iki kez sayılmaması için defterlere nasıl gireceği konusunda muhasebecinizle uzlaşın.
Banka ve kasa için her yevmiye defterinin ilk ekstresindeki başlangıç bakiyesini, Odoo'daki ilk işlemden önceki gerçek bakiye olarak ayarlayın. Banka senkronizasyonu kullanıyorsanız mizan tarihinden önceki tarihli tüm işlemleri silin.
Adım 8: Kontrollü bir geçiş yapın ve mutabakat sağlayın
Geçiş gününde eski sistemdeki işlemleri dondurun, nihai bakiyeleri çıkarın, dosyaları prova edilen sırayla yükleyin ve her adımı bir onay kaydına işleyin. Tipik bir sıra şöyledir: yerelleştirme kontrolü, kurulum kayıtları, kategoriler ve ürünler, kişiler, açılış mizanı, açık faturalar, açılış stoku ve banka bakiyeleri.
Mutabakat, taşımanın başarılı olduğunu kanıtlamanın yoludur. Kaynak sistem ile Odoo arasında nesne bazında kayıt sayılarını karşılaştırın, ardından şu bakiyeleri kontrol edin:
- Odoo mizanı, eski sistemin kapanış mizanıyla hesap bazında eşittir
- Alacak ve borç toplamları, içe aktarılan açık faturaların toplamına eşittir
- AR Clearing ve AP Clearing hesapları tamamen kapanmıştır
- Ürün ve lokasyon bazında stok miktarları sayımla eşleşir ve stok değeri envanter hesaplarıyla uyumludur
- Her banka ve kasa yevmiye defteri gerçek ekstre bakiyesinden başlar
Ara hesapların kapandığı teyit edildikten sonra Odoo'nun rehberi, ana raporlarda artık görünmemeleri için hesap türlerinin Bilanço Dışı olarak değiştirilmesini önerir. Mutabakat çalışma dosyasını ve onayları proje kayıtlarınızın bir parçası olarak saklayın.
1CBMS nasıl yardımcı olabilir?
1CBMS, Mısır ve Irak'taki şirketler için Odoo 19 veri taşıma projelerini planlar ve yürütür: kaynak sistemden veri çıkarma ve temizlemeden Harici ID tasarımına, prova yüklemelerinden açılış bakiyelerine ve onaylı mutabakata kadar. Ekibinizin güvendiği rakamlarla canlıya geçmesini sağlayacak bir taşıma planı için www.1cbms.com üzerinden bizimle iletişime geçin.