O Odoo 19 Despesas substitui a caixa de sapatos cheia de recibos e a folha de cálculo mensal de reembolsos por um fluxo simples: os colaboradores registam o que gastaram, os gestores aprovam e o departamento financeiro lança e paga. Ainda assim, há algumas perguntas que surgem em quase todas as empresas que o implementam.
Temas mais procurados
- Captura de recibos: os colaboradores perguntam se podem tirar uma fotografia com o telemóvel, e a aplicação móvel, juntamente com a digitalização de documentos (Enterprise), consegue ler montantes e datas.
- Quem pagou: os utilizadores precisam de perceber a diferença entre as despesas pagas pelo colaborador, que são reembolsadas, e as pagas pela empresa, que não o são.
- Aprovações: os gestores perguntam quem aprova o quê, o que depende do responsável de despesas definido na ficha do colaborador e dos direitos de acesso atribuídos aos aprovadores.
- Categorias de despesa: as equipas financeiras querem que cada tipo de gasto seja lançado na conta correta, o que é determinado pelos produtos de categoria de despesa.
- Refaturação: as empresas de projetos e de serviços perguntam como faturar as despesas de deslocação aos clientes, o que funciona quando a categoria está configurada para refaturar através de uma encomenda de venda.
Dicas práticas de configuração
- Crie uma lista curta e clara de categorias de despesa com as contas de gastos e os impostos corretos antes de convidar os colaboradores.
- Defina um responsável de despesas em cada colaborador, para que os pedidos de aprovação cheguem automaticamente à pessoa certa.
- Permita que os colaboradores submetam despesas por email para um alias dedicado, o que é prático para quem viaja com frequência.
Uma aplicação de Despesas bem configurada significa reembolsos mais rápidos e uma contabilidade mais limpa. Se pretender ajuda para configurar o Odoo 19 Despesas ou para formar a sua equipa, a 1CBMS pode configurá-lo à medida dos seus processos reais no âmbito de uma implementação do Odoo 19 no Egito, no Iraque ou na restante região.